Vorgangsabschluss/Bezahlen

Handbuch: Vorgangsabschluss und Bezahlen

Einleitung

Dieses Handbuch beschreibt den Ablauf zum Abschluss und zur Bezahlung eines Verkaufsvorgangs in der Apotheke. Der Bezahl-Dialog ermöglicht es Ihnen, die gewünschte Zahlungsweise sowie die Versandart festzulegen und den Zahlbetrag abzuwickeln.

Ein Vorgang kann mit verschiedenen Zahlungsarten abgeschlossen werden:

Zahlungsart	Beschreibung
Barzahlung	Kunde zahlt mit Bargeld
EC/Kreditkarte	Kunde zahlt mit Karte
Kredit	Kunde zahlt zu einem späteren Zeitpunkt; nur für Stammkunden verfügbar
Einmalige Rechnung	Kunde erhält einmalig eine Rechnung zur Überweisung, ohne dauerhaft als Rechnungskunde angelegt zu werden; nur für Stammkunden verfügbar
Sammellieferschein	Kunde erhält eine monatliche Sammelrechnung; nur für Stammkunden mit entsprechendem Belegtyp in der Kundenkarte

Hinweis: Der Sammellieferschein kann ausschließlich für Stammkunden verwendet werden. In der Kundenkarte muss im Tab Sonstiges → Rechnungen der Belegtyp Sammellieferschein hinterlegt sein. Weitere Informationen finden Sie in den Handbüchern M-Sammelrechnung und Adressen.

Startpunkt ist die Kassenansicht, Reiter Kasse (F8).

1. Bezahl-Dialog aufrufen

Um einen Kassiervorgang abzuschließen, rufen Sie den Bezahl-Dialog aus der Kassenansicht heraus auf.

1. Drücken Sie die Taste F12 oder klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Bezahlen (F12).

   → Das Fenster zur Auswahl der Zahlungsweisen und Versandarten wird geöffnet.

2. Versandart und Zahlungsweise auswählen

Im Bezahl-Dialog legen Sie fest, wie der Kunde seine Ware erhält und wie er bezahlt.

Versandarten

Versandart	Beschreibung
Selbstabholer	Der Kunde holt die Ware direkt in der Apotheke ab.
Nextday Botendienst	Die Ware wird am nächsten Tag durch den Botendienst geliefert.
Sameday Botendienst	Die Ware wird noch am selben Tag durch den Botendienst geliefert.

Hinweis zum Botendienst: Bei Auswahl einer Botendienst-Versandart kann ein Lieferslot ausgewählt werden, der den gewünschten Lieferzeitpunkt festlegt. Näheres dazu finden Sie im Handbuch Botendienst-Lieferslot Kasse und Backoffice.

Zahlungsweisen

Zahlungsweise	Beschreibung	Voraussetzung
Barzahlung Selbstabholer	Kunde zahlt mit Bargeld	Keine; für alle Kunden verfügbar
EC/Kreditkarte	Kunde zahlt mit Karte; Betrag kann direkt an ein angebundenes EC-Terminal übergeben werden	Keine; für alle Kunden verfügbar
Kredit	Kunde zahlt zu einem späteren Zeitpunkt	Nur für Stammkunden; bei Laufkunden nicht verfügbar
Einmalige Rechnung	Kunde erhält einmalig eine Rechnung zur Überweisung	Nur für Stammkunden; bei Laufkunden nicht verfügbar

Die angezeigten Versandarten und Zahlungsweisen können individuell erweitert werden:

• Versandarten können im Backoffice unter Referenzlisten → Versandarten angelegt und anschließend unter Einstellungen → Kasse Einstellungen → Versandarten für die Kasse aktiviert werden.

• Zahlungsweisen können unter Referenzlisten → Zahlungsweisen angelegt und anschließend unter Einstellungen → Kasse Einstellungen → Zahlungsweisen für die Kasse aktiviert werden.

Bei Vorgängen mit Nachlieferung können Ursprungsbeleg und Nachlieferungsbeleg gemeinsam oder getrennt bezahlt werden. Standardmäßig werden beide Belege gemeinsam abgeschlossen. Möchte der Kunde jedoch nur den Betrag der Ware bezahlen, die er sofort mitnimmt, kann der Haken beim Nachlieferbeleg im Bezahl-Dialog entfernt werden. In diesem Fall bleibt der Nachlieferbeleg offen und die Bezahlung wird angefordert, wenn der Beleg bei Abholung der Ware abgeschlossen wird – dabei kann erneut eine beliebige Zahlart und Versandart ausgewählt werden.

1. Wählen Sie die gewünschte Versandart aus.
2. Wählen Sie die gewünschte Zahlungsweise aus.

Hinweis zur Zahlart EC/Kreditkarte

Bei Zahlung per EC/Kreditkarte besteht die Möglichkeit, den Betrag direkt über die ZVT-Schnittstelle an ein angebundenes EC-Terminal zu übergeben. Das Standardterminal wird unter Einstellungen → Kasse Einstellungen → EC-Terminal hinterlegt.

Im Bezahl-Dialog erscheint nach der Auswahl von EC/Kreditkarte neben der Schaltfläche Bezahlen ein kleiner Pfeil. Über diesen Pfeil können Sie:

• ein abweichendes Terminal auswählen, an das der Betrag übergeben werden soll (z. B. ein mobiles Gerät im Notdienst),
• oder festlegen, dass der Betrag trotz vorhandener Anbindung manuell eingegeben wird.

Hinweis: Bei den Zahlarten EC/Kreditkarte, Einmalige Rechnung und Kredit ist das Feld Gegeben automatisch mit dem zu zahlenden Betrag vorbelegt.

Hinweis zur Zahlart Kredit

Die Zahlart Kredit steht nur zur Verfügung, wenn ein Stammkunde im Beleg hinterlegt ist. Bei Kunden der Kategorie Laufkunde ist diese Option nicht verfügbar, da für eine Mahnung im Falle der Nichtzahlung personenbezogene Daten (Name und Anschrift) benötigt werden.

Hinweis zur Zahlart Einmalige Rechnung

Mit der Zahlart Einmalige Rechnung können Kunden einmalig eine Rechnung zur Überweisung erhalten, ohne dafür dauerhaft als Rechnungskunde im System angelegt werden zu müssen. Diese Zahlart steht ebenfalls nur zur Verfügung, wenn ein Stammkunde im Beleg hinterlegt ist.

3. Zahlung abwickeln und abschließen

Nach der Auswahl der Zahlungsweise erfassen Sie den gegebenen Betrag und schließen den Vorgang ab. Im Bereich Zahlung stehen folgende Felder und Optionen zur Verfügung:

Feld / Option	Bedeutung
Gesamtbetrag	Der Gesamtbetrag des Vorgangs; wird automatisch berechnet.
Gutscheine	Hier kann ein Gutscheinwert eingetragen werden, der direkt vom Zahlbetrag abgezogen wird.
Zu zahlen	Der nach Abzug von Gutscheinen und Bonuspunkten verbleibende Betrag.
Gegeben	Der vom Kunden übergebene Betrag. Bei Barzahlung manuell einzutragen; bei EC/Kreditkarte, Kredit und Einmaliger Rechnung automatisch vorbelegt.
Zurück	Das Rückgeld; wird automatisch berechnet, sobald ein Betrag im Feld Gegeben eingetragen ist.
Kassenbon drucken	Checkbox zur Steuerung des Belegdrucks. Kann nur deaktiviert werden, wenn kein offener Nachlieferbeleg vorhanden ist, für den ein Boten- oder Abholzettel gedruckt werden muss.

1. Geben Sie den vom Kunden erhaltenen Betrag in das Feld Gegeben ein.

   → Das Feld Zurück zeigt automatisch das zu erstattende Rückgeld an.

2. Tragen Sie bei Bedarf im Feld Gutscheine einen vorhandenen Gutscheinwert ein, um diesen direkt einzulösen.
3. Sofern der Kunde über Bonuspunkte verfügt, können diese ebenfalls eingelöst werden. Über den entsprechenden Button wird automatisch die maximal mögliche Anzahl an Bonuspunkten eingelöst – entweder der gesamte offene Zahlbetrag oder alle verfügbaren Bonuspunkte des Kunden, je nachdem welcher Betrag kleiner ist.
4. Aktivieren oder deaktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox Kassenbon drucken.
5. Klicken Sie auf Bezahlen, um den Vorgang abzuschließen.

   → Der Verkauf wird abgeschlossen und der Kassenbon wird (falls ausgewählt) gedruckt. Eine Toasternachricht zeigt kurzzeitig den zu zahlenden Betrag, den gegebenen Betrag und das Rückgeld an.

4. Teilzahlungen und gemischte Zahlungsarten

Eine direkte Mischzahlung (z. B. Bar und EC gleichzeitig im selben Dialog) ist aktuell nicht möglich. Möchte ein Kunde den Betrag aufteilen (z. B. einen Teil bar, den Rest per EC), muss dies über Teilzahlungen gelöst werden.

Um eine Teilzahlung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie den Bezahl-Dialog über Bezahlen (F12) auf.
2. Wählen Sie die erste Zahlart aus (z. B. Barzahlung Selbstabholer).
3. Überschreiben Sie im Feld Gegeben den vorbelegten Gesamtbetrag mit dem Betrag, den der Kunde für diese erste Zahlart leistet (z. B. 5,00 €).
4. Klicken Sie auf Bezahlen.

   → Der erste Teilbetrag wird mit der entsprechenden Zahlart verbucht. Der Beleg bleibt weiterhin offen, da noch ein Restbetrag aussteht.

5. Rufen Sie den Beleg erneut auf (z. B. über die Adressmaske, den Kassenzettel-Barcode, die Lupe unterhalb der Belegnummer oder die Belegliste – wie im Handbuch Offene Kundenbestellung bearbeiten beschrieben).
6. Klicken Sie wieder auf Bezahlen (F12).
7. Wählen Sie nun die zweite Zahlart aus (z. B. EC/Kreditkarte).

   → Das Feld Gegeben ist nun mit dem noch offenen Restbetrag vorbelegt.

8. Schließen Sie den Vorgang über Bezahlen ab.

   → Der Vorgang ist nun vollständig bezahlt und abgeschlossen.

Empfehlung bei Kredit: Dieses Vorgehen empfiehlt sich auch, wenn ein Vorgang zunächst auf Kredit abgeschlossen wurde und der Kunde den Betrag später schrittweise abbezahlt. Der gezahlte Betrag wird jeweils mit der gewählten Zahlungsweise (z. B. Bar oder EC) übernommen, während der noch offene Restbetrag weiterhin als Kredit bestehen bleibt, bis er vollständig beglichen ist.

5. Besonderheit: Sammellieferschein für Stammkunden

Ist der Kunde als Stammkunde für einen Sammellieferschein hinterlegt, erscheint beim Bezahlen automatisch folgende Abfrage: „Dem Kunden ist ein Sammelbelegtyp zugewiesen. Soll der Beleg als Sammelrechnung erfasst werden?"

1. Klicken Sie auf Ja.

   → Der Beleg wird als Sammellieferschein erfasst.

2. Klicken Sie auf Nein.

   → Es öffnet sich das normale Bezahlfenster (z. B. für Barzahlung, EC oder Kredit).

Hinweis zu Nachlieferungen: Wenn der Vorgang eine Nachlieferung enthält, muss der Nachlieferungsbeleg separat abgeschlossen werden, damit ein Sammellieferschein korrekt erzeugt werden kann.