Belegliste (Strg+F8)

Darstellung

Wenn Sie Bildschirme verwenden, deren Auflösung keine 1024 Pixel in der Höhe erreichen (kleinere Laptops z.B.), müssen Sie zur Sichtbarmachung der Profile (oben rechts) die Filter- und/oder Aktionsmenüs über die Minus-Buttons verkleinern.

Einleitung

Die Belegliste ist die zentrale Funktion zur Massenverarbeitung aller Kundenaufträge und wird im System3 über die Tastenkombination Strg+F8 aufgerufen.

Im einfachsten Fall werden mit dieser Funktion bereits erfasste Rechnungen hintereinander ausgedruckt. Dazu werden die noch nicht gedruckten Belege mit Hilfe der Filter aufgelistet, anschließend markiert und dann über die Aktion Belege drucken ausgedruckt.

Meistens ist es jedoch sinnvoll, beim Anlegen eines Belegs nicht direkt den Typ Rechnung zu verwenden, sondern Auftrag, und erst nach tatsächlicher Lieferbarkeit der bestellten Artikel bzw. nach Zahlungseingang (bei Vorauskasse) des Rechnungsbetrags die Aufträge im Stapel zu drucken und dabei in den Belegtyp Rechnung zu wandeln, denn dabei wird die Bestandsänderung der Artikel durchgeführt.

Die Funktion Belegliste ist sehr flexibel und einfach zu bedienen. Einmal definierte Prozesse lassen sich als Profil speichern und wieder aufrufen.

Das grundlegende Prinzip der Belegliste:

Belege filtern (Datumsfilter, Aktive Filter)
Belege auflisten, sortieren und ggf. auswählen
ausgewählte Aktionen ausführen

Siehe auch: Anwendungsbeispiele: Belege

Gewünschte Belege per Direktsuche ermitteln

Beleg-Nr. Hier geben Sie manuell, optional die Belegnummer, Auftragsnummer, Kundennummer oder Vorgangsnummer für den gesuchten Beleg ein. Klicken Sie auf den Button Suchen und in der darunter befindlichen Liste werden die Treffer angezeigt.

Hinweis: Sollte der eingegebene Beleg nicht gefunden werden, wird der Beleg angezeigt, der der gesuchten Belegnummer am nächsten kommt.

Liste der ermittelten Belege

Markierungsfeld Setzen Sie in die Chebox einen Haken, um die gewünschten Belege zur weiteren Bearbeitung auszuwählen.
Beleg-Nr. Hier wird die Belegnummer angezeigt.
Kunden-Nr. Hier wird die Kundennummer, die zu dem Beleg gehört, angezeigt.
Bemerkung Hier werden mögliche Bemerkung zu den Belegen hinterlegt.
Belegtyp Hier wird der Belegtyp abgezeigt.
Belegdatum Hier wird das Ursprungsdatum des Belegs angezeigt.
Lieferdatum Hier wird das Lieferdatum des Auftrags angezeigt.
Auftrags-Nr. Hier wird die zum Beleg zugehörige Auftragsnummer angezeigt.
Kunde Hier wird der Name des Kunden, der zu dem der Beleg gehört, angezeigt.
Betrag Hier wird der Betrag des Belegs angezeigt.
Offener Betrag Hier wird angezeigt, wie hoch der noch offene Betrag des Beleg ist.
Sprache Hier wird die Sprache, in welcher der Beleg verfasst wurde, angezeigt.

Datumsfilter

Belegdatum Hier bestimmen Sie, ob Sie die gesuchten Belege nach Belegdatum, Auftragsdatum oder Lieferdatum filtern wollen.
Von Hier bestimmen Sie den Anfang des Zeitraums, in dem der gewünschte Beleg gesucht werden soll.
Bis Hier bestimmen Sie das Ende des Zeitraums, in dem der gewünschte Beleg gesucht werden soll.

Verfügbarkeitsprüfung

Wenn Sie Belege vom Belegtyp "Vorbestellung" (Auswirkung auf Bestand = Reservierte erhöhen) selektiert haben, können Sie nach dem Markieren einzelner oder aller Belege durch Rechtsklick in die Liste die Funktion "Verfügbarkeit prüfen" aufrufen. Mit rotem Symbol werden Belege gekennzeichnet, bei denen kein Posten lieferbar ist, mit gelbem Symbol solche mit Teillieferbarkeit, und mit grünem Symbol werden Belege gekennzeichnet, die vollständig belieferbar sind.

Profile

Die aktuellen Einstellungen lassen sich als Profil speichern und zu einem späteren Zeitpunkt aufrufen.

Es stehen vorgefertigte und eigene Profile zur Auswahl.

Wie erstelle ich ein Filterprofil?

Um ein eigenes Profil zu erstellen, treffen Sie Ihre Filterauswahlen, selektieren in der Baumstruktur „Eigene Profile“, klicken „Speichern als…“ und bestätigen nach der Eingabe eines Namens für das Profil mit OK.

Filter

Unter Aktive Filter lässt sich einstellen, nach welchen Kriterien gefiltert werden soll.

Belegtyp Hier wählen Sie den Belegtyp aus, nach dem gesucht werden soll. Beim Anklicken öffnet sich eine Checkliste aller Belegtypen. Die Gewünschten haken Sie für die Suche an.
Zahlungsweise Hier wählen Sie die Zahlungsweise aus, die dem gesuchten Beleg zugewiesen ist. Beim Anklicken öffnet sich eine Checkliste aller Zahlungsweisen. Die Gewünschten haken Sie für die Suche an.
Versandart Hier wählen Sie die Versandart aus, die dem gesuchten Beleg zugewiesen ist. Beim Anklicken öffnet sich eine Checkliste aller Versandarten. Die Gewünschten haken Sie für die Suche an.
Verkaufskanal Hier wählen Sie den Verkaufskanal aus, über den der gesuchte Beleg läuft. Beim Anklicken öffnet sich eine Checkliste aller Verkaufskanäle. Die Gewünschten haken Sie für die Suche an.
Lager Hier wählen Sie das Lager aus, über das der gesuchte Beleg läuft. Beim Anklicken öffnet sich eine Checkliste aller Lager. Die Gewünschten haken Sie für die Suche an.
Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Modul M-Branch freigeschaltet ist.
Enthält folgende Artikel Hier können Sie Artikel auswählen, die der gesuchte Beleg beinhalten soll. Wenn Sie in die Checkbox einen Haken setzen, öffnet sich folgendes Feld .
Über den Button fügen Sie Artikel zu, über den Button entfernen sie die Artikel wieder.
Ausgebuchte Belege Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie ausgebuchte (=bezahlte) Belege bei der Suche berücksichtigen wollen. Wichtig: Überzahlte Belege gelten im Sinne der Definition dieser Belegliste nicht als ausgebucht!
Offene Belege Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie offene (=nicht bezahlte) Belege bei der Suche berücksichtigen wollen.
Überzahlte Belege Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie überzahlte Belege bei der Suche berücksichtigen wollen. Dies ist regelmäßig eine sinnvolle Option, wenn Sie neben den ausgebuchten Belegen auch solche akzeptieren wollen, die überzahlt sind.
Gedruckte Belege Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie gedruckte Belege bei der Suche berücksichtigen wollen.
Noch nicht gedruckte Belege Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie noch nicht gedruckte Belege bei der Suche berücksichtigen wollen.
Fällige Belege Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie fällige Belege bei der Suche berücksichtigen wollen.
Noch nicht fällige Belege Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie noch nicht fällige Belege bei der Suche berücksichtigen wollen.
Anwenden Klicken Sie auf den Button, wenn Sie die Kundenadressen anhand der vorher aktivierten Filtereinstellungen suchen wollen.

Aktionen

Unter Aktion kann ausgewählt werden, was mit den ausgewählten Belegen geschehen soll. Die Aktionen werden in der Reihenfolge "von oben nach unten" nacheinander ausgeführt.

Streckenabwicklung Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie den gesuchten Beleg hinter einem Streckengeschäft erwarten. Beim Streckengeschäft ist Auftraggeber der Händler, nicht der Großhändler oder Hersteller. Mit anderen Worten ist zwischen dem Großhandel oder Hersteller und dem Kunden noch ein Händler zwischengeschaltet. Die für den Kunden bestimmte Ware wird vom Großhändler oder Hersteller im Auftrag des Händlers an den Endkunden verschickt. Die Kundenrechnung erstellt und versendet der Händler. Der Großhändler oder Hersteller als Versender legt i.d.R. nur einen Lieferschein der Sendung bei (Siehe Modulartikel M-Dropshipping).
Kopieren Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie die ausgewählten Belege kopiert werden sollen. Klicken Sie anschließend auf den Button daneben und es öffnet sich eine Liste. Dort wählen Sie den Ort, wohin der Beleg kopiert werden soll.
Belegtyp wandeln in Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn die ausgewählten Belege umgewandelt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf den Button daneben und es öffnet sich eine Liste. Dort wählen Sie den Belegtyp, in den der Beleg umgewandelt werden soll.
Lieferdatum aktualisierenSetzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn das Lieferdatum für die ausgewählten Belege aktualisiert werden sollen.
Paketscheine drucken Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn die ausgewählten Belege als Paketschein gedruckt werden sollen (über ein angeschlossenes Versandmodul).
Belege Drucken Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn die ausgewählten Belege gedruckt werden sollen. Daneben bestimmen Sie die Anzahl der Ausfertigungen pro Beleg.
Lieferscheine drucken Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn die ausgewählten Belege als Lieferschein gedruckt werden sollen.
E-Mail senden Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn eine E-Mail an die Kunden der ausgewählten Belege gesendet werden soll. Klicken Sie anschließend auf den Button daneben und es öffnet sich eine Liste. Dort bestimmen Sie den Kunden, an den der Beleg geschickt werden soll.
Beleg an die E-Mail anhängen Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn die ausgewählten Belege als PDF-Anhang per E-Mail an die erste E-Mail-Adresse im Bereich Kommunikation des jeweiligen Adressaten versendet werden soll. Der Text der E-Mail wird durch die Auswahl der E-Mail-Vorlage festgelegt.
Adressetiketten drucken Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn die Adressetiketten der ausgewählten Belege gedruckt werden sollen.
Liste drucken Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn die komplette Liste der ermittelten Belege gedruckt werden soll.
Als PDF Dokument exportieren Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn ein PDF Dokument der ausgewählten Belege exportiert werden soll. Klicken Sie anschließend auf den Button daneben und es öffnet sich der Dialog PDF Export Optionen, wo Sie den Speicherort bestimmen.
Weitere Aktionen Klicken Sie auf den Button für die ausgewählten Belge und es öffnet sich der Dialog Weitere Aktionen.

Siehe auch:

* Belegtyp

* Zahlungsweise

* Versandart

* Lager

* Anwender

* Anwendungsbeispiele: Belege