Dubletten

Dublettensuche

Ein gepflegter Adressenstamm ist der Kern eines erfolgreichen Versandhandels. Dabei ist nicht nur auf Korrektheit und Aktualität der Daten zu achten, es gilt auch unbedingt, doppelte Adressendatensätze zu vermeiden. Dazu führt Mauve System3 beim Speichern eine Dublettensuche durch. Hierbei gefundene Dubletten können dann wie in Punkt 3 beschrieben zu einer Person zusammengeführt werden.

Dublettenprüfung

Die Dublettenprüfung wird bei jedem Speichern einer Person durchgeführt. Hierbei wird geprüft, ob mögliche Dubletten zur aktuellen Person existieren. Ist dieses der Fall, können diese dann ggf. auch wie unter Punkt 3 erläutert zu einer neuen Person zusammengeführt werden.

Folgende Felder werden bei der Dublettenprüfung berücksichtigt:

- Land - PLZ - Ort

Hier gibt es nun 4 Möglichkeiten, wie der Anwender mit den gefundenen Dubletten verfahren kann:

• Speichern fortsetzen: mit diesem Button wird der Speichervorgang ungeachtet der gefundenen Dublette fortgesetzt.
• Speichern abbrechen: mit diesem Button wird der Speichervorgang abgebrochen.
• Keine Dublette: mit diesem Button wird die ausgewählte Dublette als unabhängig von der aktuellen Person gekennzeichnet. Die ausgewählte Person wird bei der nächsten Dubletten-Suche bzw. -Prüfung nicht mehr als Dublette erkannt.
• Dubletten zusammenführen: mit diesem Button werden die ausgewählten Dubletten mit der aktuellen Person zusammengeführt. Hierzu öffnet sich der im nächsten Punkt beschriebene Zusammenführungsdialog.

Zusammenführen von Dubletten (Merge)

Beim Zusammenführen von Dubletten werden beliebig viele Dubletten zu einer neuen Person verarbeitet. Hierbei ist zu beachten, dass alle dargestellten Attribute, die nicht ausgewählt werden, beim Zusammenführen verloren gehen. Lediglich die aus allen Personen zusammengestellten Attribute bleiben erhalten und sind Basis für die neue Person. Die gewünschten Adressen, Kommunikationen und Bankverbidnungen müssen ebenfalls ausgewählt werden. Auch hier gehen die nicht verwendeten Informationen verloren. Anders verhält es sich bei Belegen, Kommentaren, Wiedervorlagen, Statistiken, Dokumenten und Verbindungen. Diese werden automatisch in die neue Person übernommen.