Häufig gestellte Fragen

Einführung

Auf dieser Seite finden Sie häufig gestellte Fragen und die Antworten des Supportteams, aufgeteilt nach Bereichen.

Allgemein

Wie erstelle ich ein Ticket für meine Anfrage?

Die Funktionsweise unseres Ticketsystems haben wir im Artikel Wie funktioniert das Mauve Ticketsystem? für Sie beschrieben.

Wie kann ich sicher sein, dass andere nicht an meine Daten kommen?

Als EDV-Dienstleister unterliegen wir dem strengen Datenschutzgesetz und garantieren daher die Sicherheit Ihrer Daten (siehe auch unsere Datenschutzerklärung)

Wie kann ich eine CSV-Datei korrekt öffnen und editieren?

Lesen Sie dazu unseren Hilfe-Artikel CSV-Datei in Excel importieren

Mauve System3 Client

Das Mauve System3 startet nicht aufgrund von Verbindungsproblemen

Eine umfassende Erklärung und Problemlösungsstrategien finden Sie unter Verbindungsprobleme oder Startprobleme.

Nach dem Einloggen steht mir nur die Demoversion zur Verfügung

Starten Sie Mauve System3 neu. Entfernen Sie das Häkchen bei "Testmodus". Geben Sie danach Ihre Kundennummer, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Nach dem Einloggen stehen Ihre normalen Daten zur Verfügung.

Personen / Adressen

Wie lege ich einen Kunden an?

Reiter Adressen (F7), Menü „Hinzufügen“, STRG+H

oder per Adressenimport.

Siehe auch Kunden

Wo kann ich Patientendaten einsehen?

Reiter Adressen (F7), oben rechts unter "Patientendaten"

Wie finde ich einen Kunden?

Reiter Adressen (F7), per Indexsuche (Kunden-Nr., Nachname usw.), Jokersuche per STRG+J, STRG+F oder Suche in Fußzeile.

Siehe Adressensuche

Belege / Posten

Wie erstelle ich einen Beleg?

Reiter Adressen (F7), Kunden aufrufen, dann „Hinzufügen“ (STRG+H -> Beleg

oder Kontext-Menü unter Belege des Kunden).

Siehe auch Beleg erstellen

Wie erfasse ich einen Posten?

Reiter Posten (F9) durch Eingabe der Artikel-Nr. / PZN. durch Eingabe des Suchbegriffes und anschließender Auswahl des Artikels

oder mittels Postenimport (z.B. bei der Inventur).

Siehe auch Posten editieren

Wie entferne ich einen Posten?

Reiter Posten (F9) durch Rechtsklick Kontextmenü „Entfernen“ auf dem gewünschten Posten

Wie finde ich einen Beleg?

Reiter Belege (F8) durch Indexsuche nach Beleg-Nr. oder Auftrags-Nr.

Belegliste (STRG+F8) per Direktsuche oder Filterung auf Belegeigenschaften.

Alternativ über den Kunden (Adressen F7 im Bereich Belege).

Siehe auch Indexsuche

Wie legt man in einem Beleg manuell eine Zahlung an?

Reiter Belege (F8) per Button „Beleg bezahlen“

oder „Hinzufügen“ (STRG+H) -> Zahlung.

Siehe auch Zahlung

Was ist Skonto und wie kann ich einen Beleg gegen Skonto ausbuchen?

Skonto beschreibt einen Preisnachlass, welchen Sie selbst ausgleichen, bzw. ein Lieferantenrabatt bei rechtzeitiger / frühzeitigen Zahlung.

Gegen Skonto kann über Reiter Belege (F8) durch Setzen des Hakens „Ausgebucht“ im Bereich Zahlungen gebucht werden. Die steuergerechte Aufsplittung für die Erlösschmälerung erfolgt automatisch in Mauve System3. Voraussetzung ist die korrekte Konfiguration der Erlöskonten. Siehe auch Skonto

Die Preise beim Buchen von Posten stimmen nicht, was kann der Grund dafür sein?

Preis ungültig

Kunde hat die falsche Kundenkategorie

Beleg hat kein aktuelles Belegdatum

die MwSt.-Berechnung im Beleg ist (de)aktiviert (in Abhängigkeit von Lieferland, USt.-ID etc.)

kein primärer Preis vorhanden, sodass der sekundäre Preis gebucht wurde

Rezeptart unter Posten (F9) falsch ausgewählt

Artikel (F11)

Wie lege ich einen neuen Artikel an?

Reiter Artikel (F11), Menü „Hinzufügen“ oder STRG+H. Voraussetzung ist der richtige Artikeltyp und eine korrekte Artikel-Nr.

Wie finde ich einen Artikel?

Reiter Artikel (F11), per Jokersuche (STRG+J, STRG+F oder Suche in Fußzeile)

alternativ über die Artikelliste (STRG+F11) durch Direktsuche oder Filterung auf Artikeleigenschaften

Wie hinterlege oder ändere ich die Warengruppen-Zuordnung eines Artikels?

Reiter Artikel (F11) im Tab „Warengruppen“ -> Rechtsklick „bearbeiten“ / „Hinzufügen“ -> Warengruppe

Artikelliste (STRG+F11) über Massenmodifikation

oder über Artikelimport

Wie kann ich einen Preis ändern oder neu anlegen?

Reiter Artikel F11 im Tab Preise per Rechtsklick -> Hinzufügen / Bearbeiten.

Alternativ per Preiskalkulation

oder Preisimport

Ein Bestand scheint nicht zu stimmen, wie kann ich diesen überprüfen?

Bestände können über den Reiter Artikel F11 per Bestandsverlauf

oder F6 (Artikelbewegung) geprüft werden

Im Shop wird ein kleinerer Preis angezeigt als beim Oberartikel hinterlegt.

Im Shop wird der aktuellste Preis gezogen. Kontrollieren Sie, ob alle Artikel (Ober- und Unterartikel) die gleichen Preise haben.

siehe auch Varianten

Sobald ich einen Unterartikel aufrufe, wird kein Bild mehr angezeigt.

Sie müssen die Produktbilder für jeden Unterartikel anlegen. Dies kann immer das gleiche Bild sein (nur einmal hochladen) oder verschiedene [[Produktabbildungen.

siehe auch Varianten

Der Artikel kann nicht als Unterartikel ausgewählt werden.

Der Artikel ist eventuell schon ein Oberartikel und kann in diesem Fall nicht als Unterartikel ausgewählt werden.

Was ist ein LMIV-Artikel (Lebensmittel / Nahrungsergänzungsmittel)?

LMIV steht für Lebensmittelinformations-Verordnung und bedeutet, dass Inhalte zu Lebens- und Nahrungsergänzungsmittel unmittelbar im Shop für den Kunden ersichtlich sein müssen. In welcher Form ist nach aktuellem Stand nicht geklärt, Text, Bild oder PDF sind daher gängig. Im ApoShop werden LMIV-Artikel anhand der Abdata-Kennzeichen ist-Lebensmittel sowie ist-Nahrungsergänzungsmittel herausgefiltert (Filter im Standard aktiv). Automatisch angezeigt werden diese, wenn Artikeldaten manuell nachgepflegt oder eine Schnittstelle mit Daten vorhanden ist. Siehe auch Artikel F11 Sonstiges - der ApoShop-Filter kann auf eigene Gefahr auch deaktiviert werden, siehe [Shop-Einstellungen].

Was ist ein Biozid-Artikel?

Biozide sind Artikel die abtötende Wirkung (auf Bakterien/Viren) haben und entsprechend gefährlich/schädigend sind. Der Gesetzgeber verlangt die Ausgabe entsprechender Hinweise dazu, ebenso wird empfohlen sämtliche Artikeldaten dazu anzuzeigen (bspw. Inhaltsangaben, Warnhinweise etc.). In welcher Form ist nach aktuellem Stand nicht geklärt, Text, Bild oder PDF sind daher gängig. Im ApoShop werden Biozid-Artikel anhand des Abdata-Kennzeichens ist-Biozid herausgefiltert (Filter im Standard aktiv). Automatisch angezeigt werden diese, wenn Artikeldaten manuell nachgepflegt oder eine Schnittstelle mit Daten vorhanden ist. Siehe auch Artikel F11 Sonstiges - der ApoShop-Filter kann auf eigene Gefahr auch deaktiviert werden, siehe [Shop-Einstellungen].

Abwicklung

Wozu dient die Endkontrolle, und wie wird diese ausgeführt?

Die M-ItemCheck dient zur Packkontrolle durch entsprechend ausgebildetes Personal, verhindert Pack- und Pickfehler, erleichtert die pharmazeutische Kontrolle, vereinfacht den Auftragsabschluss durch diverse Möglichkeiten beim Ende des Scanvorgangs (Wandeln, Drucken, Aktivieren, Paketschein etc.).

Ausgeführt wird M-ItemCheck über Menü „Belege“ -> M-ItemCheck -> Endkontrolle Starten oder STRG+I.

Der Beleg wird erfasst (Beleg- oder Auftrags-Nr.), anschließend werden die vorhandenden Posten abgescannt. Bei Vollständigkeit, werden automatisch die definierten Aktionen ausgeführt.

Wozu dient die Wannensteuerung, und wie bedient man diese?

Die Wannensteuerung dient zum Verteilen der Ware (Wareneingang oder auch Sammelpickliste) (nach gewählter Verteilungsoption) in die entsprechende Wanne (Auftrag). Dadurch wird die Zuordnung erleichtert und Pickfehler vermieden. In der Wannensteuerung werden die gesammelten / gepickten Artikel eingescannt. Mauve System3 gibt dann die zu nutzende Wanne aus. Nach Vervollständigung einer Wanne kann diese zur Endkontrolle weitergereicht werden.

Wie lese ich Aufträge aus dem Webshop ein?

Shopverwaltung -> Bestellungen -> „Einlesen“.

Dabei sind ebenfalls die ggf. „gesperrten Bestellungen“ zu prüfen.

siehe auch Shopbestellungen einlesen

Wozu dient die Belegliste, und wie führe ich diese aus?

Die Belegliste dient zur Sammelverarbeitung von Aufträgen anhand vordefinierter Profile (Filterungen + zugehörige Aktionen). So können massenweise Aufträge per Klick ermittelt und verarbeitet werden.

Wie erstelle ich eine Retoure / eine Gutschrift?

Unter Adressen (F7) per Kontext-Menü im Bereich Belege -> Retoure

oder unter Belege (F8) über die Menüleiste -> Retoure

oder unter Posten (F9) über die Menüleiste -> Retoure

Zu retournierende Posten werden dabei entsprechend eingetragen oder abgescannt. Optional zur Verbesserung Ihres Services, kann der auswertbare Grund festgehalten werden. Zudem kann der Zielbelegtyp samt Einstellungen (Portoberechnung usw.) gewählt werden (z.B. Retoure mit und ohne Gutschrift). Durch die Nutzung der Mauve System3 Retourenfunktion ist außerdem gewährleistet, dass auch Retouren-Informationen an Zahlungsweisen-Anbieter oder Marktplätze (abhängig von der jeweiligen Schnittstelle) übermittelt werden.

Eine Gutschrift wird über Belege (F8) beim Ursprungsbeleg oder wenn vorhanden im Retouren-Beleg unter „Beleg bezahlen“ vorgenommen. Die Zahlung ist manuell (z.B. bei Vorauskasse) oder per Modul (z.B. PayPal) gutgeschrieben werden.

Ergänzend können Rechnung und Gutschrift manuell oder ggf. durch das Modul M-OP gegeneinander verrechnet werden.

Es wird kein Versandetikett gedruckt. Welche Punkte sind auf Fehler zu prüfen?

Gewählte Versandart / hinterlegter Dienstleister

läuft die Paketsoftware (und Polling aktiv)?

stimmen die hinterlegten Pfade der Schnittstelle (z.B. unter Menü „Belege - M-DHL“? Siehe Versand-Service

wurde ein Fehler ausgegeben (Mauve System3 oder in der Paketschein-Software)? Siehe Versand-Service

funktionieren andere Paketscheindrucke?

Die Übergabe an den Großhändler / Apothekensystem ist fehlgeschlagen (Defekte etc.)

wie gehe ich vor?

Es ist mit dem Größhändler bzw. Apothekensystem zu klären, ob eine erneute Übergabe möglich ist.

Fehler (z.B. Artikel-Nr./PZN im Zielsystem nicht bekannt) sind vorab zu korrigieren.

Im Notfall ist die Bestellung manuell zu übertragen.

Wie handhabe ich in der Regel eine Retoure in Kombination mit dem verwendeten Apothekensystem?

Retouren sind, wenn nicht anders geschult, immer in beiden Systemen synchron zu erstellen.

Zusammenfassen zweier Bestellungen (Kunde macht zwei Bestellungen und will, dass diese zusammen versendet werden, z.B. um Versandkosten zu sparen. Wie können beide Bestellungen des Kunden zusammengefasst werden? Wie werden dann beispielsweise die Versandkosten storniert?)

Eine automatisierte Zusammenfassung einer Bestellung ist aus bestimmten Gründen nicht möglich.

Hier empfiehlt es sich, die Belege manuell zusammenzufügen oder ggf. einen 3. Beleg zu erzeugen, welcher dann die vollständige Bestellung beinhaltet.

Mögliche vorhandende Zahlungen können dann manuell oder per M-OP umgebucht werden.

Notwendige Rückerstattungen können dann über den Zielbeleg erfolgen.

Ist dieser Auftrag bereits an eine Schnittstelle übergeben worden, muss die Zusammenführung im Zielsystem ebenfalls vorgenommen werden, entweder manuell oder durch erneute Übergabe des Zielbeleges.

Komplette Stornierung einer noch nicht fakturierten Bestellung

Für eine Stornierung ist der Beleg lediglich in einen Storno zu wandeln (Belegtyp ändern), sprich einem Belegtypen, welcher keine Auswirkungen hat. Mögliche Zahlungen können dann manuell oder teilweise bei elektronischen Zahlungsanbietern über den Beleg zurückgezahlt werden.

Ist der Beleg bereits an ein Apothekensystem übergeben worden, muss der Storno ebenfalls dort vorgenommen werden, je nach Schnittstellentyp manuell oder durch Übergabe des stornierten Beleges.

Teilstorno einer noch nicht fakturierten Bestellung

Idealerweise nutzen Sie die Funktion Teillieferung, so erhalten auch elektronische Zahlungsanbieter oder teilweise Fremdsysteme die Information darüber. Der nicht lieferbare Beleg bleibt dann offen oder wird storniert. Wichtig dabei ist die Auswirkung des Belegtypens (Einnahme / Bestandsauswirkung).

die Anzahl der Posten auf 0 zu reduzieren oder den Posten gar aus dem Beleg zu entfernen. Sollte die Versandkostenfreigrenze berührt werden, passen sich die Versandkosten automatisch an. Falls die Versandkosten sich nicht ändern sollen, genügt es vorher im Beleg, die Portoberechnung zu deaktivieren. Beides passiert lediglich manuell, bei nicht verfügbaren Posten weist sich das Mauve System3 aber, sofern konfiguriert, darauf hin.

ist der Auftrag bereits an ein Apothekensystem (o.a.) übergeben worden, muss der Teilstorno dort ebenfalls vorgenommen werden, in der Regel passiert dies nicht automatisch.

Einlesen der Kontoauszüge/Überzahlungen/Unterzahlungen

Differenzen sind im Modul M-MT-940 einstellbar, sprich wann noch eine automatische Zuordnung / Buchung erfolgen soll und wann nicht.

Kleinere Diffenrezen sind gegen Skonto ausbuchbar. Gegen Skonto kann über Reiter Belege (F8) durch Setzen des Hakens „Ausgebucht“ im Bereich Zahlungen gebucht werden.

Überzahlungen werden im betroffenen Beleg ausgebucht und müssen dann dem Kunden zurücküberwiesen werden.

Zubuchen / Austauschen eines Artikels

Die betroffenen Posten können vor der Fakturierung (Rechnungsdruck) getauscht / geändert werden.

Ist der Auftrag betreits an ein Apothekensystem übergeben worden, hat die Änderung auch dort zu erfolgen, in der Regel manuell oder durch erneute Auftragsübergabe.

Unter- / Überzahlungen sind wie unter Punkt "Einlesen der Kontoauszüge/Überzahlungen/Unterzahlungen" zu handhaben.

Wie können Rückzahlungen an Kunden direkt aus Mauve System3 / gekoppelt an das Bankprogramm gemacht werden?

Rückzahlungen aus dem Mauve System3 sind nur für elektronische Zahlungsweise, M-iPayment und Bankeinzug / Sepa möglich (abhängig der Schnittstelle). Rückzahlungen werden auch über das Modul M-MT-940 berücksichtigt und zugeordnet, wenn Sie diese in der MT-940 Datei vorhanden sind und eine passende Referenz besitzen.

Rückzahlungen über Paypal über Mauve System3

Die Rückzahlung wird direkt über den betroffenen Beleg vorgenommen (Rechtsklick auf die Paypalzahlung => Paypal Rückzahlung) und auch im Beleg entsprechend verbucht.

Zahlungsanforderungen über Paypal per Mauve System3

Das ist leider nur direkt über Paypal möglich. Generell genügt aber eine Email (kann als Vorlage hinterlegt werden), wo dem Kunden der zuzahlende Betrag, eine Referenz und eine Ziel-Emailadresse (Ihr Paypal-Konto) mitgeteilt wird. Die Zahlung kann dann manuell oder per M-MT-940 -> Paypal verbucht werden, sobald diese eingegangen ist.

Webshop

Was ist zu prüfen, wenn ein Artikel nicht im Shop auffindbar ist?

Allgemein

Artikel nicht inaktiv

Artikel ist publiziert

Artikel ist nicht als ausverkauft gekennzeichnet

Artikel hat eine (publizierte) Warengruppe

abhängig Ihrer Verfügbarkeitslogik

Bestand-Reservierte-Sperrlager > 0

Großhändlerverfügbarkeit = grün

Artikel als Lagerartikel gekennzeichnet

Wie ändere ich z.B. meine Versandinformationen im Webshop?

Informationstexte sind in der Regel über den Content Manager zu ändern.

Wie kann ich die Portokosten anpassen?

Abhängig von Ihrer Versandkostenlogik ist entweder der Preis des Portoartikels anzupassen

die Programmlogik zu ändern

oder in Sonderfällen die Änderung auch parallel im Webshop (Quellcode) durchzuführen, dabei hilft Ihnen der Mauve Support.

Wie kann ich die Beschriftung eines Buttons im Shop anpassen?

Statische Texte im Webshop, die zur „Beschriftung“ dienen (Buttons, Labels etc.) sind über Shopverwaltung -> Shoptexte änderbar.

Ein Kunde kann sich nicht einloggen, wie kann ich ihm helfen?

Ist der Kunde im Mauve System3 vorhanden? -> Hat der Kunde einen gültigen Eintrag unter Shop/Marktplätze? -> Neues Login vergeben, speichern und Kunde informieren,

Kunden auf „Passwort vergessen“-Funktion im Webshop hinweisen

oder zur Neuregistrierung im Webshop bitten.

Bei fehlender Account-Bestätigung kann der Kunde im Webshop den Link „Überprüfungs- E-Mail zusenden“ nutzen, um die Bestätigungs-Email erneut anzufordern.

Eine Zahlungsweise wird im Shop nicht oder falsch angezeigt, was kann ich tun?

In der Regel können die Reglungen (neuere Shopmodelle) über Mauve System3 -> Shopverwaltung -> Einstellunen -> Zahlungsweisen -> Zahlungsweisen-Regeln definiert werden. Diese sind anhand der Kriterien zu prüfen.

Ggf. ist die Änderung direkt im Webshop erforderlich, dabei hilft Ihnen der Mauve Support.

Temporär können Sie die Zahlungsweise sicherheitshalber über den Dialog Shopverwaltung -> Einstellungen -> Zahlungsweisen aus dem Webshop entfernen um „Schäden“ zu vermeiden.

Gleiches gilt eben falls für Versandarten.

Preissuchmaschinen / Artikel im Shop anzeigen

Der Artikel XY wird bei Preissuchmaschine XY nicht angezeigt bzw. ist im Webshop nicht aufrufbar

• Prüfen Sie, ob der Artikel für den entsprechenden Export selektiert wurde.
• Eine weitere Fehlerquelle sind fehlende Preise oder fehlerhafte Einstellungen bei den Exporten.
• Artikel im Internet publiziert
• Artikel nicht inaktiv
• Warengruppe beim Artikel für den gewünschten Shop vorhanden
• gültiger Preis vorhanden
• kein RX-Artikel (Verschreibungspflicht-Status 4 "nein, Ausnahmereglung" fällt auch darunter)
• ein LMIV-Artikel (nicht manuell nachgepflegt und auch keine Infos über Schnittstellen wie gebrauchs.Info/LMIV verfügbar)
• ein Biozid-Artikel (nicht manuell nachgepflegt und auch keine Infos über Schnittstellen wie gebrauchs.Info/Biozid verfügbar)
• ist verfügbar (Bestand, Lagerartikel oder beim Großhandel)
• Artikel ist nicht ausverkauft
• Artikeltyp = "normal" -> Set-Artikel können beispielsweise bei einigen Preissuchmaschinen nicht eingestellt werden
• bei einigen Preissuchmaschinen wie Google gibt es weitere Vorschriften wie* Bild vorhanden, Google-Warengruppe in den Einstellungen zugeordnet etc.)
• bei apothekenspezifischen Preissuchmaschinen wie Medizinfuchs können nur Abda-Artikel eingestellt werden
• Sind die Artikeltexte in deutscher Sprache vorhanden?
• Hat der Artikel eine Warengruppenzuordnung? (Entfällt, wenn in den Einstellungen "Artikel ohne Warengruppe exportieren" eingestellt ist)
• Ist dem Artikel ein Mehrwertsteuersatz zugewiesen?
• Der Artikel befindet sich in einer Warengruppe, die nur für bestimmte Kundenkategorien zugelassen ist

Datenschutz

• Die Datenschutzerklärung dieses Handbuchs finden Sie hier.

• Hinweise zur Datenschutzerklärung für Ihren Shop finden Sie unter Anwaltstexte

Sonstiges

Wie ist die Preiskalkulation zu gestalten?

Aufbauend von der gröbsten Preiskalkulation ohne Filterung, immerhin zu feineren Preiskalkulationen mit Filtern (ggf. Einschränkung auf Hersteller oder Warengruppe).

Dabei ist die Sortierung korrekt festzulegen, so dass die Preise nicht versehentlich überschrieben werden.

Zudem bei Apotheken wichtig: Bitte darauf achten, ggf. die automatische Aktualisierung im Abda-Rhythmus zu aktivieren.

Von der Preiskalkulation ausgeschlossene Artikel sind zudem nur manuell oder per Preisimport änderbar.

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Siehe auch:

Einleitung

Allgemeine Bedienung

Starter-Portal