Vorkasse-Benachrichtigung

Den Dialog zur Konfiguration der Vorkasse-Benachrichtigungen finden Sie unter dem Menüpunkt Zahlung/Vorkasse-Benachrichtigung.

Es gibt zwei generelle Funktionen:

• Versand einer Email nach dem Zahlungseingang
  • Es werden nur Benachrichtigungen für Zahlungsweisen die die Vorkasse Erinnerung freigeschaltet haben. Zudem werden nur bezahlte Belege ausgewählt, deren Beleg- bzw. Auftragsdatum nicht älter als 30 Tage ist.
  • Es werden nur Belege mit Belegtypen berücksichtigt, die den Artikelbestand vermindern oder die reservierten Artikel erhöhen (Auswirkung Bestand) oder Einnahmen verursachen.
  • Es werden nur Belege berücksichtigt, für die es mindestens eine Zahlung gibt.
• Versand von Emails, wenn für Vorkasse-Belege kein Zahlungseingang festgestellt werden kann
  • Es werden nur Erinnerungen für Zahlungsweisen die die Vorkasse Erinnerung freigeschaltet haben. Zudem werden nur unbezahlte Belege ausgewählt, deren Beleg- bzw. Auftragsdatum nicht älter als 30 Tage plus Stufentage ist.
  • Es werden nur Belege mit Belegtypen berücksichtigt, die die Zahl der reservierten Artikel erhöhen (Auswirkung Bestand) und Einahme-neutral sind.

Wenn Sie diese Funktion erstmalig anschalten, werden alle Belege der letzten 30 Tage benachrichtigt, für die die entsprechenden Bedingungen gelten. Wenn Sie das nicht möchten, müssen Sie einmal diese Belege durch den Mauve-Support als bereits versendet markieren lassen.

Die einzelnen Bedienelemente des Dialogs bedeuten:

• Mandant Der Mandant, für den die Vorkasse-Benachrichtigung konfiguriert werden soll.
• Allgemein
  • Bezugsdatum Hier können Sie das Datum auswählen, auf das sich die Tage auswirken. Wählen Sie entweder Belegdatum oder Auftragsdatum. Dieses Element wird auch darauf, ob das maximale Alter der bezahlten Vorkassen über das Auftrags- oder das Belegdatum berechnet wird.
  • Keine Erinnerung wenn abweichender Betrag kleiner oder gleich x ist Wird eine Vorkasse bezahlt, ist dieser Wert die Toleranz ab der der Beleg als bezahlt betrachtet wird. Für Belege, deren offener Betrag kleiner oder gleich dem eingetragenen Wert ist, wird keine Erinnerung versendet. Zudem werden sie nicht nach der letzten Erinnerungsstufe storniert.
• E-Mail
  • E-Mail Einstellungen des folgenden Benutzers verwenden Geben Sie hier den Benutzer an, dessen Einstellungen für den Versand der Erinnerungs- und Benachrichtigungsemails verwendet werden und der als Absender für die Emails gelten soll.
  • Mailkopie an Absender Bewirkt, dass die Emails in Kopie an die Absender-E-Mail-Adresse geschickt werden
  • Mailkopie an folgende E-Mailadresse senden bewirkt, dass die Emails in Kopie an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt werden
• Zahlungseingang Benachrichtigung
  • Bei Zahlungseingang E-Mail senden Ist dieser Haken gesetzt, so wird einmal am Tag eine Prüfung auf bezahlte Vorkassen durchgeführt, und ggf. eine Email verschickt.
  • E-Mail Vorlage Die Email-Vorlage, die für die Zahlungsbenachrichtigung verwendet werden soll.
• Vorkasse Erinnerung
  • Vorkassen-Erinnerungslauf aktivieren Ist dieser Haken gesetzt, so wird einmal am Tag eine Prüfung auf nicht bezahlte Vorkassen durchgeführt und ggf. die entsprechenden Aktionen ausgelöst.
  • Erinnerungsstufen Hier legen Sie die einzelnen Stufen für den Vorkassen-Erinnerungslauf fest. Für eine Stufe können Sie angeben, nach wievielen Tagen diese ausgelöst wird und welche E-Mail-Vorlage für die Erinnerungsmail der jeweiligen Stufe verwendet werden soll.
    Hinweis: Die Tage addieren sich über die verschiedenen Erinnerungsstufen auf. Möchten Sie z.B. dass die erste Erinnerung nach einer Woche, die zweite Erinnerung nach 14 Tagen und die dritte Erinnerung nach 4 Wochen erfolgt, so müssen Sie für die erste Erinnerungsstufe 7 Tage, für die zweite Erinnerungsstufe 7 Tage und für die dritte Erinnerungsstufe 14 Tage angeben.
  • Beleg mit der letzten Erinnerungsstufe stornieren Wenn diese Checkbox angehakt ist, wird der Vorkasse-Beleg bei Erreichen der letzten Erinnerungsstufe in den unter Storno-Belegtyp angegebenen Belegtyp gewandelt. Sie sollten in der E-Mail-Vorlage für diese Stufe den Kunden darauf hinweisen.
  • Storno-Belegtyp Der Belegtyp, der als Storno-Belegtyp verwendet wird.

Hinweis: Für die Erinnerungsmails können Sie die Personen- und Belegplatzhalter verwenden.
Welche dies sind, können Sie der Spalte Vorkasse-Erinnerungslauf E-Mail/Nachfass-E-Mail in der Liste der Platzhalter entnehmen.

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Siehe auch:

Anwender

Platzhalter