M-MT940

Einführung

Dieses optionale Modul dient zum automatischen Zuweisen von Zahlungen zu den entsprechenden Buchungen. Hauptsächlich werden damit Zahlungseingänge offenen Rechnungen zugewiesen. Das dient zum Ausbuchen von Forderungen.
Grundlage ist eine Datei im Format MT-940, welche von Ihrem Bankprogramm bereitgestellt wird und den aktuellen Kontoauszug Ihres Bankkontos enthält. Das Format MT940 ist ein sogenanntes SWIFT Format. Dieses internationale Format wird speziell Firmenkunden angeboten.

Die Funktion in Mauve System3 durchsucht nun also in der MT940-Datei die Verwendungszwecke der Transaktionen nach Auftrags- bzw. Belegnummern und vergleicht den Betrag der Transaktion mit dem Betrag der gefundenen Rechnung.

Darüber hinaus können auch "Kontoauszüge" von Paypal abgerufen und ebenfalls zugeordnet werden.

Voraussetzungen

Damit Sie Ihre Kontoauszüge automatisiert einlesen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Banktechnisch

• Ihre Online-Banking-Software muss MT940-Dateien exportieren können.

Anwendungstechnisch

• Das Modul muss freigeschaltet sein,
• Ihnen muss das Recht (siehe Benutzerverwaltung) zum Ausführen der M-MT940-Funktion vom Administrator eingeräumt worden sein.

Optionen einstellen

Optionendialog für MT940

• Parsing
  • Suchmuster Hier tragen Sie einen speziellen Ausdruck für die Suche von Werten in den Verwendungszwecken ein. Diese Funktion sollten Sie ausschließlich nutzen, wenn sichergestellt ist, dass der Verwendungszweck stets in der gleichen Form vorliegt.
• Paypal-Kontoauszug Hier tragen Sie Ihre Paypal-API-Logindaten (Benutzername, Passwort, Signatur, E-Mail Account) ein (nicht Logindaten). Diese finden Sie in Ihren Profil-Einstellungen.
• Zuordnung
  • Toleranz Hier legen Sie fest, wie groß der Toleranzbetrag zwischen dem Betrag der Transaktion dem der gefundenen Rechnung höchsten sein darf. Sie können die Abweichung sowohl in Euro und alternativ auch in Prozent angeben.
  • Suche nach Beleg-Nr. anhand des definierten Musters Hier finden Sie Optionen für die automatische Suche. Sofern Ihre Kunden die Beleg-Nr. (xxxx-B) im Verwendungszweck angeben, setzen Sie bitte die in die Checkbox einen Haken.
  • Suche nach Beleg-Nr. anhand von beliebig vorkommenden Zahlen Diese Option sollten Sie nur nach Rücksprache mit dem Support verwenden.
  • Such nach Auftrags-Nr. Diese Option können Sie parallel zu Suche nach Beleg-Nr. anhand von beliebig vorkommenden Zahlen verwenden, wenn Ihre Kunden Vorauskasse aufgrund von Shop-Bestellungen leisten.
• Verarbeitung
  • Belegtyp wandeln definiert, ob ein ausgebuchter Beleg automatisch gewandelt werden soll.
  • Wandeln von ist dabei der Typ des ursprünglichen Belegs, und
  • Wandeln zu der Typ, in den gewandelt wird.
• Abweichung Gibt an, wie groß die Differenz zwischen Überweisungsbetrag und Rechnungsbetrag sein darf, um eine automatische Wandlung des Belegtyps vorzunehmen. Diese kann in Prozent oder Euro angegeben werden.

Kontoauszug einlesen

MT940 Zuordnungs-Assistent

Über den Menüpunkt Zahlung/M-MT940/Kontoauszug einlesen wird der Einlesevorgang gestartet. Dabei öffnet Mauve System3 einen Explorer-Dialog, mit dem Sie die Kontoauszugsdatei auswählen können. Nach Auswahl der gewünschten MT940-Datei werden die darin enthaltenen Verwendungszwecke durchsucht und vorhandenen Belegen zugeordnet. Das Ergebnis wird in zwei Listboxen präsentiert:

• Nicht zugeordnete Buchungen Hier werden die Zahlungen aufgelistet, zu denen kein passender Beleg gefunden wurde.
• zugeordnete Buchungen Hier sehen Sie die Zahlungen, zu denen ein passender Beleg gefunden wurde.

Hinweis: Beim Verarbeiten werden ausschließlich diese Zahlungen den Belegen zugeordnet. Da nun nicht auszuschließen ist, dass es zu einer falschen Zuweisung kommt, können Sie durch Anklicken mit der rechten Maustaste oder durch einen Doppelklick manuell Zuweisungen vornehmen bzw. rückgängig machen.

• Finanzkonto In diesem Drop-Down-Menü haben Sie die Möglichkeit, wenn zwischen dem offenen Betrag und der eingegangenen Zahlung eine Differenz besteht, diese komplett auszubuchen. Wählen Sie dort das gewünschte Finanzkonto, gegen das die Differenz verbucht werden soll, oder wählen Sie "Skonto". Bei dieser Auswahl wird die Differenz automatisch auf die hinterlegten Skontokonten aufgeteilt.

Wählen Sie abschließend das Finanzkonto und die Schaltfläche Verarbeiten.

Wichtig: Das gleiche Verfahren wird übrigens auch beim Einlesen von Paypal-Kontoauszügen angewandt. Falls hierbei Informationen fehlen oder Irritationen auftreten sollten, wenden Sie sich bitte an den Support von Paypal.

Zahlungen ausbuchen

Die Zahlungen, die in der Listbox Zugeordnete Buchungen aufgeführt sind, werden beim Anklicken des Buttons Verarbeiten den Belegen zugewiesen. Dabei legt Mauve System3 in der Belegliste F8 zu jedem gefundenen Beleg eine Zahlung an. Bitte achten Sie darauf, dass zuvor das passenden Finanzkonto ausgewählt wurde. Nach Abschluss dieses Vorgangs wird ein MT940-Protokoll ausgegeben.

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Siehe auch: Buchhalter