M-MT940

Einführung

Dieses optionale Modul dient zum automatischen Zuweisen von Zahlungen zu Buchungen. Hauptsächlich werden damit Zahlungseingänge offenen Rechnungen zum Ausbuchen von Forderungen zugewiesen. Grundlage ist eine Datei im Format MT-940, welches von Ihrem Bankprogramm bereitgestellt wird und den aktuellen Kontoauszug Ihres Bankkontos enthält. Das Format MT940 ist ein sogenanntes SWIFT Format (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication). Dieses internationale Format wird speziell Firmenkunden angeboten.

Die Funktion in Mauve System3 durchsucht in der MT940-Datei die Verwendungszwecke der Transaktionen nach Auftrags- bzw. Belegnummern und vergleicht den Betrag der Transaktion mit dem Betrag der gefundenen Rechnung.

Voraussetzungen

Damit Sie Ihre Kontoauszüge automatisiert einlesen können, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein...

Banktechnisch

• Ihre online Banking-Software muss MT940 Dateien exportieren können

Anwendungstechnisch

• das Modul muss freigeschaltet sein
• Ihnen muss das Recht (siehe Benutzerverwaltung) zum Ausführen der M-Mt940-Funktion vom Administrator eingeräumt worden sein

Optionen einstellen

Optionendialog für MT940

Dateiendung

Geben Sie hier die Dateiendung der MT940-Datei an, die von Ihrem Bankprogramm exportiert wurde.

Verzeichnis

Geben Sie hier das Quellverzeichnis an, in dem die MT940-Datei liegt.

Finanzkonto

Die Zahlungen, die von dem MT940-Modul erzeugt werden, müssen gegen ein Finanzkonto gebucht werden. Wählen Sie hier das gewünschte Finanzkonto aus. Die Auswahl der Finanzkonten wird vom Administrator unter Referenzlisten / Finanzkonto festgelegt.

Suche nach

Damit eine Zuordnung der Zahlung zur Rechnung erfolgen kann, wird in dem Verwendungszweck der Überweisung nach einer Referenznummer gesucht. Geben Sie hier an, nach welchen Referenznummern gesucht werden soll.

Wandeln von-zu

Um die Bearbeitung von Aufträgen mit der Zahlungsweise Vorauskasse zu beschleunigen, können Sie hier angeben, ob Vorbestellungen in Rechnungen beim Zuweisen der Zahlungen gewandelt werden sollen. Dabei wird nur gewandelt, wenn der Überweisungsbetrag dem Rechnungsbetrag entspricht bzw. die Differenz zwischen diesen Beträgen nicht größer ist als unter Abweichung angegeben.

Abweichung

Gibt an, wie groß die Differenz zwischen Überweisungsbetrag und Rechnungsbetrag sein darf, um eine automatische Wandlung des Belegtyps vorzunehmen.

Zahlungen einlesen

MT940 Zuordnungs-Assistent

Durch Drücken des Buttons "Einlesen" wird der Einlesevorgang gestartet. Dabei öffnet Mauve System3 einen Dialog, der alle Dateien anzeigt, die in dem Quellordner gefunden wurden.

Sollte die von Ihnen gesuchte Datei nicht angezeigt werden, ist entweder das Quellverzeichnis oder die Dateiendung im Optionendialog falsch angegeben worden.

Nach Auswahl der gewünschten MT940-Datei werden die darin enthaltenen Verwendungszwecke durchsucht und vorhandenen Belegen zugeordnet. Das Ergebnis wird in zwei Listboxen präsentiert...

- In der oberen Listbox werden die Zahlungen aufgelistet, zu denen kein passender Beleg gefunden wurde.

- In der unteren Listbox sehen Sie die Zahlungen, zu denen ein passender Beleg gefunden wurde.

Beim Verarbeiten werden ausschließlich diese Zahlungen den Belegen zugeordnet. Da nun nicht auszuschließen ist, dass es zu einer falschen Zuweisung kommt, können Sie durch Anklicken mit der rechten Maustaste oder durch einen Doppelklick manuell Zuweisungen vornehmen bzw. rückgängig machen.

Wenn zwischen dem offenen Betrag und der eingegangenen Zahlung eine Differenz besteht, haben Sie die Möglichkeit, diese Differenz komplett auszubuchen. Dazu dient die letzte Spalte im Dialog. Wählen Sie dort das gewünschte Finanzkonto, gegen das die Differenz verbucht werden soll, oder wählen Sie "Skonto". Bei dieser Auswahl wird die Differenz automatisch auf die hinterlegten Skontokonten aufgeteilt.

Zahlungen ausbuchen

Die Zahlungen in der unteren Listbox werden beim Anklicken des Buttons Verarbeiten den Belegen zugewiesen. Dabei legt Mauve System3 unter F8 zu jedem gefundenen Beleg eine Zahlung an. Nach Abschluss dieses Vorgangs wird ein MT940-Protokoll ausgegeben.

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Siehe auch: Buchhalter