Anwendungsbeispiele: Belege

Einleitung

Diese Seite des Mauve System3-Handbuchs soll Ihnen anschauliche Beispiele für die Verwendung der Belege unterschiedlichen Typs mit Hilfe der Belegliste bieten. Anhand von Praxissituationen können Sie dabei leicht die Funktionalität und Bedienung erlernen.

Ablauf einer Bestellung

Um eine Bestellung effektiv mit System3 verwalten zu können, müssen Sie sich den Abwicklungsprozess in einer Abfolge von Schritten vorstellen, denen Sie jeweils einen Belegtyp zuweisen können, der dann gleichzeitig und jederzeit einsehbar den derzeitigen Status der Bestellung kennzeichnet. Diesen können Sie auch frei erstellen.

Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, über die Belegliste nur Bestellungen mit bestimmten Kriterien wie Erstellungszeitraum oder Zahlungsstatus zu finden und zu bearbeiten.

Eine eingegangene Bestellung wäre beispielsweise vom Typ Vorbestellung, würde bei Bezahlung in Typ Rechnung gewandelt, usw.

Fallbeispiele

Beispiel 1 - Blitzschnell

• Ausgangssituation
  • Firma "Blitzschnell" mit Sitz in Essen verkauft über einen Print-Katalog Motorenteile. Zur Firma gehören Buchhaltung, Abwicklung, Versand sowie ein Partner-Callcenter in München.

• Schritt 1
  • Kunde Peter Müller hat sich im Katalog von Firma "Blitzschnell" für einen Satz Zündkerzen entschieden. Er greift zum Hörer und wählt die Nummer der Bestellhotline.

• Schritt 2
  • Im von "Blitzschnell" beauftragten Callcenter nimmt ein Mitarbeiter den Anruf entgegen und beginnt die Auftragserfassung. Er trägt Peter Müllers Stammdaten wie Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse in die Maske Adressen ein und erstellt dann im Bereich Belege der letzten 90 Tage per Hinzufügen einen neuen Beleg.
  • System3 wechselt nun zum Tab Belege. Der Mitarbeiter wählt bei Belegtyp den eigens erstellten Eintrag Auftragserfassungsowie die gewünschte Zahlungs- und Versandart aus. Nun springt er zu Posten (F9) und fügt die gewünschten Zündkerzen hinzu. Er speichert und verabschiedet den Kunden. Anschließend wandelt er den Beleg über das in der Referenzliste Belegtyp-Wandelzuordnung definierte Tastenkürzel Strg-W in eine Vorbestellung, sodass der Posten "Zündkerzen" reserviert ist, und sendet eine Vorlage-E-Mail mit Gesamtsumme und Zahlungsdetails an Peter Müller. Dieser überweist umgehend. Schritt 2 ist hiermit abgeschlossen.

• Schritt 3
  • Der Betrag wird auf das Konto von "Blitzschnell" gebucht. Der Beleg wird nun entweder automatisch über das Modul M-MT940 oder händisch von Buchhaltungsmitarbeiter Jochen Müntzer mit Hilfe der Beleglistefilter als bezahlt markiert.

• Schritt 4
  • Im Vertrieb von Firma "Blitzschnell" bearbeitet Mitarbeiterin Christiane Peters die Bestellungen. Mit Hilfe eines Filters sucht sie in der Belegliste nach neuen Belegen des Typs Vorbestellung, die von der Buchhaltung bereits als vollständig bezahlt markiert sind. Unter den Ergebnissen befindet sich auch Peter Müllers Bestellung. Sie wandelt nun alle Belege dieser umfangreichen Liste über die Aktionen der Belegliste in Rechnungen. Gleichzeitig werden durch die ausgewählten Aktionen Paketscheine sowie die Belege gedruckt und neue Zündkerzen vom Lieferanten bestellt.

• Schritt 5
  • In der Versandabteilung wird Peter Müllers Bestellung mit Hilfe der gedruckten Belege und Paketscheine nun verpackt und versendet. Kurze Zeit später erhält der Kunde Peter Müller seinen Artikel.