Adressen (F7)

Stammdaten

• Kunden-Nr. - Die eindeutige Kundennummer. Diese wird vom System automatisch generiert.
• Kategorie - Direkt neben der Kunden-Nr. wird die Kundenkategorie angezeigt.
• Firma 1 - Firmenname 1
• Firma 2 - Firmenname 2
• Anrede - Die Anrede des Kunden.
• Titel - Der Titel des Kunden
• Vorname und Nachnahme - Vor- und Nachnahme des Kunden
• Geburtsdatum - Das Geburtsdatum des Kunden. Ist dies bekannt, wird neben dem Geburtsdatum das Alter angezeigt.
• männlich und weiblich - Das Geschlecht des Kunden. Dieses wird durch die Anrede bestimmt.
• Bemerkung - Kurzbemerkung zu dem Kunden, freies Textfeld

Unterhalb dieser Felder wird die Hauptadresse des Kunden angezeigt. Weitere Infos hierzu finden Sie bei Adressen.

Kommunikation

Zu jedem Eintrag im Adressenstamm können hier beliebig viele Kommunikationseinträge gespeichert werden. Die Benennung der Einträge kann vom Administrator festgelegt werden. Dabei wird zwischen folgenden Kommunikationskategorien unterschieden:

• Telefon (z.B. Privat, Geschäftlich, Mobil, etc.)
• Fax
• E-Mail (z.B. E-Mail-Privat, E-Mail-Firma, etc.)
• URL (z.B. homepage, Domain, webshop, etc.)
• eBay

An diese Kategorien sind unterschiedliche Sonderfunktionen gebunden.

Telefon

Mauve System3 Popup Menü

Durch Anklicken einer Telefonnummer mit der rechten Maustaste kommt man über ein Popup-Menü an die Funktion Telefonnummer wählen. Die Unterstützung der Telefonanlage Swyx ermöglicht folgende Funktionen:

• Wählen von Telefonnummern
• Anrufererkennung
• Protokollieren von Telefonaten

Wenn Sie eine Telefonnummer haben und die dazugehörige Adresse suchen, verwenden Sie die Jokersuche.

E-Mail

Durch Anklicken einer E-Mail-Adresse mit der rechten Maustaste kommt man über ein Popup-Menü an die Funktionen

• E-Mail schreiben
• zu Mailingliste hinzufügen
• aus Mailingliste entfernen

Weitere Informationen zu Mailinglisten finden Sie hier.

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse haben und die dazugehörige Adresse suchen, verwenden Sie die Jokersuche.

URL

Durch Anklicken einer Url mit der rechten Maustaste kommt man über ein Popup-Menü an die Funktion Website öffnen.

Adressen

Rechnungsadresse

Die Adresse in den Stammdaten ist automatisch die Rechnungsadresse. Sie wird auch als Lieferadresse verwendet, wenn keine andere Lieferadresse im Tab Adressen angegeben ist.

Lieferadresse

So können Sie eine Lieferadresse anlegen:

• im Tab Adresse mit der rechten Maustaste Popmenu aufrufen und Hinzufügen wählen
• über den Menüpunkt Bearbeiten / Hinzufügen und dann Adressen wählen
• durch das Tastenkürzel Strg+H und dann Adressen wählen
• durch das Symbol Hinzufügen in der Symbolleiste und dann Adressen wählen

Für jede Rechnungsadresse im Adress-Stamm können beliebig viele Lieferadressen hinterlegt werden. Die erste Lieferadresse wird als Standardlieferadresse für alle neuen Belege genutzt.

Das Anlegen bzw. Bearbeiten der Adresse erfolgt im Dialog Adresse hinzufügen/bearbeiten.

Bank

Zu jeder Person/Firma können hier beliebig viele Bankverbindungen (für das Lastschrifteinzugsverfahren siehe M-DTA) bzw. Kreditkarten (siehe M-Creditcard) hinterlegt werden.

Siehe auch:

* Anlegen von Bankdaten

* Anlegen von Kreditkartendaten

Kundenkonto

Im Kundenkonto finden Sie eine Übersicht über alle Zahlungen und Rechnungen eines Kunden.

Verbindungen

Unter Verbindungen kann hinterlegt werden, zu welchen anderen Kunden in eine Verbindung besteht, z.B. Privatadresse/Firmenadresse oder Zentrale/Filiale. Durch Doppelclick auf einen der Einträge kann zu dem entsprechenden Kunden gewechselt werden.

Sonstiges

Hier können Sie weitere Angaben zu dem Kunden hinterlegen.

• Muss-Zahlungsweise - Die Zahlungsweise, die für die Belege dieses Kunden verwendet wird. Ist hier eine Zahlungsweise angegeben, so wird immer (unabhängig von allen anderen Einstellungen) für Belege dieses Kunden diese Zahlunsgweise verwendet.
• Muss-Versandart - Die Versandart, die für die Belege dieses Kunden verwendet wird. Ist hier eine Versandart angegeben, so wird immer (unabhängig von allen anderen Einstellungen) für Belege dieses Kunden diese Versandart verwendet.
• USt-ID - Die UmsatzsteuerID des Kunden.
• Steuer-Nr. - Die Steuernummer des Kunden.
• Sprache - Die Sprache, in der die Belege für diesen Kunden verfasst werden.
• Lieferanten-Kunden-Nr. - Die Kundennummer des Kunden bei einem Lieferanten.
• Briefanrede - Die Briefanrede des Kunden.
• Debitoren-Nr. -
• Mailing-Sperre - Ist diese CheckBox gesetzt, so wird der Kunde nicht angemailt.
• Vermiet-Sperre - Ist diese CheckBox gesetzt, so wird der Kunde nicht für die Adressvermietung exportiert.
• Versandkostenfrei - Ist diese CheckBox gesetzt, so werden für den Kunden keine Versandkosten berechenet. Dieses Feld wird durch die Portoautomatik berücksichtigt.
• Letztmahndatum - Hier wird das Datum der letzten Mahnung angezeigt. Dieses Feld wird durch das Mahnwesen verwendet.
• Mahnsperre bis - Ist die CheckBox gesetzt, so erhält der Kunde bis zum angegebenen Datum keine Mahnungen. Dieses Feld wird durch das Mahnwesen verwendet.
• Liefersperre - Ist diese CheckBox gesetzt, so erhält der Kunden keine Lieferungen mehr.
• CEG-Score - Der zuletzt ermittelte CEG-Scorewert. Siehe auch M-Bonicheck.
• Anfragen - Startet eine neue CEG-Bonitätsanfrage. Siehe auch M-Bonicheck.
• Rabatt - Der generelle Rabatt für diesen Kunden
• Innendienstmitarbeiter - Der dem Kunden zugewiesene Mitarbeiter.

Patientendaten

Dieser Reiter steht nur bei Apotheken zur Verfügung und enthält Angaben zu aktuellen oder Vorkrankheiten, Schwangerschaft und Arzneimedikation.

Briefe

Durch Rechtsklick auf die Liste im Bereich Briefe öffnet sich ein Kontextmenü, welches folgende Funktionen zur Verfügung stellt:

• E-Mail schreiben
• Brief schreiben
• Dokument hochladen

Wenn ein vorhandener Eintrag angeklickt wird, sind diese Funktionen aktiv:

• Anzeigen
• Löschen

E-Mail schreiben

Mauve System3 E-Mail Editor

Um eine E-Mail zu schreiben, rufen Sie zuerst den gewünschten Adressdatensatz auf (siehe Jokersuche). Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die unter Kommunikation gespeicherte E-Mail-Adresse und wählen Sie im Popup-Menü den Menüpunkt E-Mail schreiben.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich Briefe und wählen Sie im Popup-Menü den Menüpunkt E-Mail schreiben. Dieser Menüpunkt läßt sich nur auswählen, wenn zu der aktuellen Adresse eine E-Mail-Adresse gespeichert ist.

HTML- oder Text-Format

Im Dialog Persönliche Einstellungen haben Sie festgelegt, in welchem Format E-Mails grundsätzlich erstellt werden sollen. Das dort eingestellte Format erscheint zur Information recht oberhalb des Bearbeitungsfensters. Die Symbolleiste mit den Formatierungsoptionen steht nur HTML-E-Mails zur Verfügung. Durch Anklicken des entsprechenden Tabs unterhalb des Schreibbereichs wechseln Sie zwischen diesen beiden Formaten. Beachten Sie, dass der Empfänger der E-Mail über einen HTML-fähigen E-Mail-Client verfügen muss, um die HTML-Formatierungen darzustellen.

Vorlage verwenden

Am unteren Rand des E-Mail-Editors kann über den Button Vorlage verwenden eine vorhandene E-Mail-Vorlage eingefügt werden. Beachten Sie, dass durch Einfügen der Vorlage sowohl der Betreff als auch der bereits vorhandene E-Mail-Text unwiderruflich überschrieben wird.

Siehe auch E-Mail-Vorlage erstellen

Siehe auch Platzhalter

E-Mail anzeigen

Das Anzeigen von E-Mails ist hilfreich, um den Text über Kopieren&Einfügen wiederzuverwenden. Das Bearbeiten und erneute Senden der E-Mail ist nicht möglich.

E-Mail löschen

Das Löschen einer E-Mail erfolgt nach einer Sicherheitsabfrage unwiderruflich.

Brief schreiben

Voraussetzung für diese Funktion ist die Textverarbeitung Microsoft Word ab Version 2002 (XP).

Step-by-Step

1. Rufen Sie das Adressenformular F7 auf
2. Suchen Sie den Adressaten im Adressenstamm oder legen Sie eine neue Adresse an
3. Aktivieren Sie den Tab Briefe links neben der Adresse
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich
5. Klicken Sie auf Briefe schreiben in dem Popup-Menü
6. Wählen Sie eine Vorlage aus dem Dialog
7. Word wird mit der ausgewählten Dokumentenvorlage gestartet
8. Schreiben und speichern Sie den Brief

Beim Speichern wird der Dateiname des Dokuments von Mauve System3 festgelegt und die Datei wird auf den Server geladen.

Dokument hochladen

Dokumente, die nicht mit Mauve System3 erstellt wurden, können über diese Funktion auf den Server geladen und somit dauerhaft archiviert werden. Dabei werden folgende Formate unterstützt:

• PDF
• TXT
• DOC
• DOCX
• JPG
• GIF
• PNG
• TIF

Werbeaktionen

Sie können einem Kunden mehrere Werbeaktionen zuordnen oder einzelne Werbeaktionen löschen.

Siehe auch Werbeaktionen.

Shop

Optional kann im Mauve Webshop System ein Kundenbereich bereitgestellt werden, den die Kunden des Webshops über ein Login erreichen können. Dazu müssen sich die Webshopbesucher zunächst registrieren. Diese Daten werden in Mauve System3 als Eintrag im Adressenstamm gepflegt. Die Verwaltung des Kundenlogins erfolgt im Reiter Shop.

Ein gespeicherte Passwort wird durch Sternchen angezeigt und kann aus Sicherheitsgründen nicht eingesehen werden. Nur durch vollständiges Löschen (Account löschen) und Neuanlage (Account erstellen) der Zugangsdaten kann das Passwort geändert werden.

Belege

Die Vorgangsansicht

Um einen neuen Vorgang (und dazu einen neuen Beleg) anzulegen, klicken Sie im Bereich Belege unterhalb der Stammdaten mit der rechten Maustaste. Wählen Sie in dem angezeigten Kontextmenü den Menüpunkt Hinzufügen. Damit ein neuer Vorgang angelegt wird, darf kein Beleg ausgewählt sein.

Möchten Sie einen Beleg zu einem existierenden Vorgang hinzufügen, so wählen Sie einen Beleg des Vorgangs aus, rufen per Rechtsklick das Kontextmenü auf und klicken auf Hinzufügen. Der neue Beleg wird dem ausgewählten Vorgang hinzugefügt.

Nach dem Hinzufügen wechselt die Ansicht zum neuangelegten Beleg.

Siehe auch:

* Belege (F8)

* Belegdetails

* Vorgänge

Wiedervorlage

Siehe Hauptseite: Wiedervorlagen

Kommentare

Mit Hilfe der Kommentare können die Informationen über die Person oder Firma erweitert und ergänzt werden.

Durch einen Rechtsklick mit der Maustaste in den Kommentare-Bereich rufen Sie das Popup-Menü mit folgenden Funktionen auf...

• Hinzufügen
• Bearbeiten
• Löschen

Ein Doppelklick auf einen vorhandenen Kommentar öffnet ein Fenster zum Bearbeiten von Kommentaren.

Bonitätskontrolle

Siehe Hauptseite: Bonitätskontrolle

Statistik

Statistik

Zeigt statistische Werte zu einen Kunden an. Diese sind aufgeschlüsselt nach importierten, aktuellen sowie kumulierten Daten.

• Name: kann "Import", "Aktuell" oder "Kumuliert" sein.
• Erstkaufdatum: Das Erstkaufdatum eines Kunden.
• Letztkaufdatum: Das Letztkaufdatum eines Kunden.
• Anzahl Einnahmebelege: Die Anzahl der Einnahmebelege.
• Maximale Mahnstufe: Die maximale jemals erreichte Mahnstufe des Kunden.
• Bestellvolumen: Volumen der Einnahmebelege abzüglich eventueller Gutschriften des Kunden (Betrag in brutto).
• Volumen letzter Auftrag: Volumen des letzten Einnahmebeleges (Betrag in netto).

Die kumulierten Daten fassen jeweils eine Spalte zusammen und werden nur angezeigt, wenn sowohl importierte als auch aktuelle Daten vorliegen.

Für den Belegdruck wird die relevanteste Zeile an die Druckvorlage übergeben, also entweder die kumulierte oder die einzig vorliegende.

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Siehe auch: Anwender