M-DTA
Einführung
Dieses optionale Modul erlaubt Ihnen das Erzeugen sogenannter DTA (DatenTrägerAustausch)-Dateien für das Lastschriftverfahren. Diese Dateien können von den meisten Bankprogrammen zum Ausführen des Geldtransfers importiert werden. Die Zugangsdaten und Sicherheitsvorkehrungen bleiben somit im Bereich der Bankprogramme.
Hauptsächlich werden mit diesem Modul fällige Rechnungsbeträge von den Konten der Kunden eingezogen, es ist aber auch möglich, im Rahmen von Gutschriften Überweisungen an Kunden zu tätigen.
- Hinweis: Je nach Einstellung der Filter sehen Sie gleichzeitig sowohl offene Rechnungen als auch offene Gutschriften bei einem Kunden. M-DTA kann diese Belege nicht im Lastschrifteinzug verrechnen. Bitte verrechnen Sie also vorher die offenen Posten eines Kunden (über M-OP), oder überweisen Sie Gutschriften zurück und ziehen die Rechnungen komplett ein.
Voraussetzung
Damit Sie Beträge von den Konten Ihrer Kunden einziehen können, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:
Banktechnisch
- Bankleitzahl, Kontonummer und Kontoinhaber muss bekannt sein.
- Lastschrifteinzugsermächtigung bzw.Einverständnis des Kunden muss vorliegen.
- Ihr eigenes Konto muss von der Bank für das Verfahren freigeschaltet sein.
- Ihre Banksoftware muss das Verfahren unterstützen und fremde DTA-Dateien importieren können.
Anwendungstechnisch
- Das M-DTA-Modul muss freigeschaltet sein.
- Ihnen muss das Recht (siehe Benutzerverwaltung) zum Ausführen der DTA-Funktion vom Administrator eingeräumt worden sein.
- Es muss ein Bankprofil für den Export vorhanden sein.
DTAus-Datei erzeugen
Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie nun über den Menüpunkt Zahlung / M-DTA / Export den Dialog DTA-Export aufrufen.
- Bank-Profil: Hier wählen Sie Ihr Bankprofil und damit Ihre Bankverbindung aus.
- Modus: Hiermit legen Sie fest, ob Sie Geld auf der Basis einer Lastschrift einziehen oder eine Gutschrift tätigen möchten. Beides gleichzeitig lässt das DTA-Verfahren nicht zu.
- Ausgabe-Verzeichnis: Geben Sie hier das lokale Verzeichnis auf Ihrem PC an, in das die DTA-Datei zur weiteren Verarbeitung abgelegt werden soll.
- Optionen
- DTA-Vorschau ausgeben: Hiermit können Sie sich einen Überblick über die DTA-Zahlungen verschaffen, es wird kein Export gestartet. In der DTA-Vorschau werden ggf. ungültige Datensätze (fehlende Konto-Nr. oder BLZ) gekennzeichnet. Beim eigentlichen Export werden die fehlerhaften Datensätze übersprungen.
- Skontofristen berücksichtigen: Ist diese Option gesetzt, werden automatisch die zutreffenden Skontosätze bei den DTA-Beträgen sowie den Zahlungen im Mauve System3 berücksichtigt. Bitte beachten Sie, dass hierzu die entsprechenden Finanzkonten angelegt sein müssen.
Bestätigen Sie mit Start. Es öffnet sich ein neuer Dialog mit Suchoptionen für Lastschrift-Belege.
Suchen und markieren Sie die gewünschten Belege. Je nachdem, ob DTA-Vorschau ausgeben gewählt wurde oder nicht, wird nach dem Exportieren die DTA-Vorschau angezeigt oder im Ausgabe-Verzeichnis die DTA-Datei inklusive Backup mit Timestamp angelegt sowie die DTA-Kontroll-Liste angezeigt.
Nach dem Export der DTA-Datei werden in den entsprechenden Belegen korrespondierende Zahlungen angelegt, sodass die Belege ausgebucht sind.
Hinweis: Zwischen der Buchung der Zahlungen und dem tatsächlichen Eingang des Geldes auf Ihrem Bankkonto können 1-3 Tage vergehen. Sofern zwischen Buchungstag und Zahlungseingangstag ein Monatsultimo liegt, haben Sie eine Differenz zwischen den offenen Posten in Mauve System3 und Ihrer Finanzbuchhaltung. Die Zahlungen in Transit müssen Sie also bei der Forderungsabstimmung berücksichtigen.
- Siehe auch: Buchhalter