Mahnwesen

Einführung

Mauve System3 kann Sie bereits in der Basisversion bei der Debitorenbuchhaltung unterstützen. Dazu gehört nicht nur die Verwaltung der offenen Posten und das Verbuchen von Zahlungen, sondern auch die undankbare Aufgabe des Mahnens von unbezahlten Rechnungen. Das Mahnwesen von Mauve System3 unterstützt Sie dabei mit folgenden ausgereiften Funktionen:

• Mahnvorschlagsliste
• Individuell anpassbare Mahnvorlagen
• Archivieren von Mahnungen
• Mahnung als PDF-Anhang per E-Mail versenden
• autom. Setzen einer Liefersperre
• Übergabe an Inkasso

Voraussetzungen

Bevor Sie Mahnungen per E-Mail versenden können, müssen Sie unter Einstellungen/Persönliche Einstellungen/E-Mail Ihre E-Mail-Adresse hinterlegen. Die Mahn-E-Mails werden also über das Konto des aktuellen Anwenders versendet. Wenn ein Kunde, der per E-Mail gemahnt werden soll, keine E-Mailadresse hat, wird nachgefragt, ob die Mahnung stattdessen ausgedruckt werden soll.

Einstellungen

Mauve System3 Mahnungskonfigurationsdialog

• Mahnungen ausdrucken: Ob die Mahnungen ausgedruckt werden sollen.
• Mahnungen als Dokumente archivieren: Ob die Mahnung beim Kunden unter Adressen (F7) archiviert werden sollen.
• Mahnungen per E-Mail versenden: Ob die Mahnungen per E-Mail versendet werden sollen, und mit welcher Vorlage.
• Zahlschein drucken: Ob ein Zahlschein gedruckt werden soll, und mit welcher Vorlage.
• Ab Mahnstufe X Liefersperre setzen
• Ab Mahnstufe X Kundenkategorie ändern

Mahnlauf starten

Mahnstufen

Mahnstufen Auswahl

Unter Mahnstufen kann eingestellt werden, nach welcher Frist gemahnt wird, wieviel Mahngebühren bei der Mahnung anfallen und welche E-Mail-Vorlage für die Mahnung verwendet werden soll.

Hinweis: Die Tage addieren sich über die verschiedenen Mahnstufen auf. Möchten Sie z.B. dass die erste Mahnung nach einer Woche, die zweite Mahnung nach 14 Tagen und die dritte Mahnung nach 4 Wochen erfolgt, so müssen Sie für die erste Mahnstufe 7 Tage, für die zweite Mahnstufe 7 Tage und für die dritte Mahnstufe 14 Tage angeben.

Mahnen

Über den Menüpunkt Zahlung/Mahnungen öffnet sich der Dialog zum Aufrufen der Mahnvorschlagsliste. Sie erhalten eine Liste aller Rechnungen, die nicht vollständig bezahlt wurden und deren Fälligkeit überschritten ist. Die angezeigte Liste kann durch Anklicken der jeweiligen Spaltenüberschrift sortiert werden. Nun können Sie die zu mahnenden Einträge der Liste manuell markieren, indem Sie die Checkbox in der ersten Spalte anhaken. Die in dem Konfigurationsdialog festgelegten Aktionen werden beim Anklicken des Buttons Mahnen ausgeführt.

Zurücksetzen von Mahnstufen

Die Mahnstufe eines Belegs kann in der Belegliste über den Kontextmenüpunkt Mahnstufe zurücksetzen zurück gesetzt werden.

Zurücksetzen von Mahnläufen

Die Mahnstufe aller Belege eines Mahnlaufs kann über den Menüpunkt Zahlung/Mahnungen/Mahnlauf zurücksetzen zurückgesetzt werden.

Inkassolauf starten

Nachdem die Zahlungsfrist der letzten Mahnstufe erfolglos abgelaufen ist, können Sie die ausgemahnten Belege in der Inkassoliste ausgeben (als Vorschau). Wenn Sie dann ausgewählte Belege über den Button Export exportieren, erzeugen Sie eine Liste, die Sie dann an Ihr Inkassobüro oder Ihren Rechtsanwalt weitergeben können, um das Inkassoverfahren zu betreiben.

Durch das Anklicken des Buttons Export werden die Belege als exportiert gekennzeichnet und tauchen dadurch in späteren Inkassolisten nicht mehr auf.

Siehe Inkasso

Anzeige der Mahnstufe und Inkasso-Status

• Unter Adressen (F7) wird ein Warnsymbol beim Kunden angezeigt. In der Belegliste auf diesem Formular wird die Mahnstufe angezeigt, und der Beleg mit einem Warnsymbol gekennzeichnet.
• Unter Belege (F8) in der Historie
• In der Belegliste (Strg+F8)

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Siehe auch:

Buchhalter

Vorlagen