Belege (F8) Redesign

Einleitung

Über die Belege werden in Mauve System3 Lager- bzw. Geldbewegungen verwaltet.
Standardmäßig sind die gängigsten Belegtypen wie Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, etc. bereits angelegt.
Allerdings können Sie darüber hinaus die Bezeichnung und die Eigenschaften von Belegen individuell in der Referenzliste Belegtypen festgelegt.

Sie gelangen im Mauve System3 zu diesem Dialog über einen Klick auf den Reiter Belege (F8) oder Sie nehmen die Abkürzung über die Tastatur mit der Taste F8.

Die Funktion der Belegverwaltung ist eine Basisoption im Mauve System3 und steht Ihnen somit standardmäßig zur Verfügung.

Siehe auch: Anwendungsbeispiele: Belege

Kopfdaten

• Rechnungsadresse und Lieferadresse
  • Für einen Beleg können Sie eine Rechnungs- und eine Lieferadresse bestimmen. Voraussetzung hierfür ist, dass für den Kunden, dem der Beleg zugewiesen ist, eine Adresse unter Adressen (F7) hinterlegt wurde.
  • Machen Sie einen Doppelklick auf eines der Adressfelder und es öffnet sich der Dialog Adressenauswahl. Hier können Sie sowohl die Rechnungs- als auch die Lieferadresse auswählen bzw. ändern.

• Belegtyp Hier können Sie den Belegtyp des Belegs bestimmen. Dies kann entweder ein bereits standardmäßig angelegter oder individuell erstellter Belegtyp sein. Sie können neue Belegtypen hinzufügen oder bestehende ändern, in dem Sie die Referenzliste Belegtypen aufrufen.
• Belegdatum Hier können Sie manuell das Datum des Belegs festlegen. Es wird jedoch mit dem Datum, wann der Beleg erstellt wurde, vorbesetzt.
• Auftragsdatum Hier geben Sie das Datum an, an dem der Endkunde die Bestellung ausgelöst hat.
  • Der Mauve-Shop setzt dies immer auf das Datum der Anlage der Bestellung im Shop, womit es nicht editierbar ist.
  • Bei Importen externer Bestellungen wird, wenn möglich, ein inhaltlich entsprechendes Feld übernommen.
  • Bei manuellen Bestellungen wird das Feld mit dem Tagesdatum vorbesetzt
• Lieferdatum Hier wird das Datum der Auslieferung des Belegs angegeben.
• Währung/Kurs Sie können zwischen den von Ihnen angelegten Währungen mit den zugehörigen Kursen wählen. Artikel mit Fremdwährungspreisen werden unter Posten nur gefunden, wenn die Belegwährung der Artikelpreiswährung entspricht. Die Währung lässt sich nur umstellen, solange der Belege keine Posten enthält.
  • Neue Währungen und Kurse legen Sie bitte in der Referenzliste Währungen an.
• MwSt berechnen Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie für den Beleg die Mehrwertsteuer mitberechnen wollen.
  • Info-Symbol Hier erhalten Sie Informationen, warum Mauve System 3 eine Mehrwertsteuerberechnung für sinnvoll bzw. für nicht erlaubt hält.
• Rabatt Hier geben Sie den prozentualen Belegrabatt an. Hinweis: Dieser wird nicht auf rezeptpflichtige Artikel angewandt.
• Zahlungsziel Hier geben Sie das Zahlungsziel in Tagen an. Dieses Feld wird aus den Einstellungen bei der gewählten Zahlungsweise vorbesetzt.
• Portoberechnung deaktivieren Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn für diesen Beleg die Portoberechnung nicht durchgeführt werden soll. Sie können aber selbstverständlich manuell Versandkostenartikel zuweisen, gerade wenn es für diesen Beleg ein vom Standard abweichendes Porto gibt, welches die Portoberechnung nicht überschreiben sollte, müssen Sie diesen Haken setzen.
• DC Nummer Die Deutschland-Card Nummer, für die dieser beleg erstellt wurde. Dieser Eintrag ist nur sichtbar, wenn das Modul M-DeutschlandCard freigeschaltet ist,
• Belggruppe Wird zur Zeit nur für M-Ologis verwendet.
  
  
• Kunden-Nr. Die Kundennummer des Kunden.
• Beleg-Nr. Die eindeutige Belegnummer des Belegs.
• Auftrags-Nr. Die Auftragsnummer des Auftrags. Stammt diese aus dem Mauve-Shop, oder von einem Marktplatz, so kann man diese Nummer nicht editierbar.
• Rechnungs-Nr. Hier wird die eindeutige, fortlaufende Nummer für Einnahme- bzw. Ausgabebelege angezeigt. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Dialog Globale Einstellungen die Checkbox Fortlaufende Nummern für Einnahme- und Ausgabebelege verwenden angehakt ist.
• Sprache Gibt die Ausgabesprache des Belegs an. Voraussetzung, um diese Option nutzen zu können, ist die Freischaltung des Moduls M-Multilanguage.
• Werbeaktion Hier können Sie die Werbeaktionen des Belegs bestimmen. Somit können Sie im Nachgang in der Auswertung der Belege feststellen, ob eine Werbeaktion effizient war.
  • In der Referenzliste Werbeaktionen können Sie Werbeaktionen ändern sowie hinzufügen.
• Verkaufskanal Hier ist die Herkunft des Belegs vermerkt. Es gibt bestimmte Herkunftsarten, die automatisch vom System verwaltet werden (Amazon, Afterbuy, Mauve Webshop, etc.). Andererseits gibt es Herkunftsarten, die Sie selbst verwalten können (E-Mail, Fax, etc.). Die automatisch verwalteten Herkünfte können nicht geändert werden, da die Auftragsnummer in diesem Fall eine eindeutige Referenz auf die Quelle der Bestellung enthält (mit deren Hilfe dann z.B. Doppelimporte vermieden werden).
• Lager Geben Sie hier das Lager an, dem der Beleg zugeordnet ist. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Modul M-Branch freigeschaltet ist.
• Streckenpartner Hier können Sie den Streckenpartner für diesen Beleg angeben. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Modul M-Dropshipping freigeschaltet ist.
• Wannen-Nr. Geben Sie hier die Wanne des Belegs ein. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Modul M-Wannensteuerung freigeschaltet ist.
  • Durch den grünen Pfeil rufen Sie den Dialog M-Wannensteuerung auf.
• UStID Die UmsatzsteuerID die bei diesem beleg hinterlegt ist. Wenn für einen Kunden, bei dem eine UStID hinterlegt ist, ein beleg erzeugt wird, dann wird diese automatisch eingetragen.
• Gesperrt Ist ein Beleg gesperrt, so kann er nicht mehr ohne weiteres geändert werden. Wenn Sie über das entsprechende Benutzerrecht verfügen, müssen Sie zum Entsperren eines gesperrten Belegs Ihr Benutzerpassword erneut eingeben.

• Zahlungsweise Hier können Sie die Zahlungsweise des Belegs bestimmen.
  • Die Zahlungsweisen können Sie in der Referenzliste Zahlungsweisen anpassen und erstellen.
• Zahlungsmittel Ist die Zahlungsweise vom Typ Kreditkarte oder Lastschrift, kann hier zwischen den verschiedenen Zahlungsmedien des Kunden gewählt werden.
• Versandart Hier können Sie die Versandart des Belegs bestimmen.
  • Unter Referenzlisten/Versandart können Sie Versandarten ändern oder neue anlegen.

• Bestelltext, Werbetext und Bemerkung
  • Sie können in Mauve System3 bestimmte Texttypen unter Referenzlisten/Textbausteine im Vorfeld konfigurieren. Diese stehen Ihnen dann an entsprechender Stelle zu Verfügung.
  • Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, Werbetext und Bemerkung direkt für den jeweiligen Beleg durch einfache Eingabe anzulegen.
  • Beim Import von Shopbestellungen landen Bemerkungen des Kunden im Feld Bemerkung. Diese können durch anhaken von gelesen als Gelesen markiert werden. Die Bemerkung kann auch in einem bereits gesperrten Beleg editiert werden. Nach diesem Feld lässt sich in der Belegliste filtern.

• Provision Hier können Sie bestimmen, ob jemand an diesem Beleg eine Provision erlangen soll.

Hinweis: Dazu muss das Modul M-Commission freigeschaltet sein

Siehe auch: Datumsfelder im Beleg

M-DHL Retourenlabel

Unter Belege (F8) besteht die Möglichkeit, direkt einen DHL Retourenschein zu erstellen und aus dem DHL Retourenportal herunterzuladen. Das dadurch erzeugte PDF-Dokument wird anschließend im Reiter Briefe auf Adressen (F7) gespeichert und ein Paketschein mit der Paketnummer des Retourenscheins angelegt.

Über das Kontextmenü der Adressfelder kann die Funktion DHL Retourenlabel abrufen (siehe Bild) ausgewählt werden. Der Retourenschein wird für die jeweils ausgewählte Adresse erzeugt.

Historie

In diesem Bereich werden Änderungen und den Beleg betreffende Ereignisse protokolliert.

Die Beleg-Historie wird nun zuerst nach dem Datum und dann nach der ID sortiert

Zahlungen

Im Bereich Zahlungen finden Sie eine Liste der Zahlungen für diesen Beleg.

• Durch Klick auf den Button Beleg bezahlt können Sie neue Zahlungen anlegen.
• Durch Rechtsklick auf die Liste der Zahlungen wird das Kontextmenü angezeigt, welches Funktionen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Zahlungen zur Verfügung stellt.
• Wenn für Sie M-iPayment freigeschaltet ist, finden Sie dort auch eine Funktion zum Suchen nach Zahlungen anhand der Autorisierungsnummer der Kreditkarten-Transaktion.
• Wenn die Zahlung eine PayPal-Zahlung aus dem Mauve Webshop System ist, wird der Menüpunkt PayPal Rückzahlung angezeigt, über den Sie eine Paypal-Transaktion ganz oder teilweise zurückgeben können.
• Die Konfiguration der hinterlegten Finanzkonten erfolgt über Referenzlisten / Finanzkonten.

• Wenn M-Coupon freigeschaltet ist, können Sie über den Button Gutschein einlösen Zahlungen erstellen. Besitzt der Kunde nur für ihn einlösbare Gutscheine, werden diese im Dialog zur Aufwahl ausgeführt.
• Es kann auch direkt ein Gutschein erstellt werden. Siehe Dialog Gutschein.
• Wenn eine Zahlung aufgrund eines Gutscheincodes erstellt wurde, wird im Tooltip der Zahlung die Gutscheinaktion und weitere Details zu dem Gutschein angezeigt.
• Wenn M-Bonus freigeschaltet ist, können Sie über den Button Bonuspunkte einlösen aus den Bonuspunkte-Guthaben eine Zahlung erzeugen.

Hauptartikel: Zahlungen

Hinweise zum Durchführen von Kreditkartentransaktionen finden Sie im Artikel M-iPayment.

Paket

Im Bereich Paket finden Sie eine Liste der bereits gedruckten Paketscheine für den aktuellen Beleg.

• Durch Klick auf den Button Paketschein drucken wird ein neuer Paketschein gedruckt.
• Durch Rechtsklick auf die Paketschein-Liste wird ein Kontextmenü angezeigt, welches Funktionen zum Löschen, Suchen, Kopieren der Paketnummer und Track and Trace zur Verfügung stellt.

Hauptartikel: Paketdienste.

Interaktionen

Hier werden die von einem externen Apothekensystem oder externen Interaktionsservices gemeldeten Wechselwirkungen zwischen bestellten Medikamenten angezeigt.

• Welche Belege im einzelnen berücksichtigt werden, entscheidet das externe Apothekensystem, bzw. wird in den Einstellungsdialogen für die jeweiligen externen Interaktionsdienstleister festgelegt.

Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn eine passende Apothekensystem-Schnittstelle oder eine Interaktionscheck-Schnittstelle freigeschaltet ist.

Dokumente

Hier finden Sie dem Beleg zugeordneten Dokumente.

Mit Hilfe des Kontextmenüs können Sie:

• Dokument Hochladen Ein lokales Dokument in die Cloud hochladen
• Anzeigen Das Dokument herunterladen und anzeigen
• Löschen Das Dokument aus der Cloud löschen

Tickets

Hier werden die dem Beleg zugeordneten Tickets angezeigt. Sie können hier auch neue Tickets anlegen bzw. existierende bearbeiten.

Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Modul M-Ticket freigeschaltet ist.

Drucken von Belegen, Paketscheinen und Adressetiketten

Sie können in den Formularen Belege (F8) und Posten (F9) zusätzliche Belege ausdrucken. Sie haben die Möglichkeit, den Beleg (Ausdruck erfolgt nach Belegtyp und Vorlage) einzeln oder mit Lieferschein (komplett), einen Lieferschein, einen Zahlschein, einen Paketschein (abhängig von den entsprechenden Modulen), Interaktionen, ein Adressetikett, ein Artikeletikett und eine Zahlungsbescheinigung auszudrucken.

Klicken Sie hierzu einfach auf den Drucken-Knopf (siehe Bild) und wählen Sie den gewünschten Typ aus.
Für das Drucken von Interaktionen, Adress- und Artikeletiketten können Sie nach Klick auf den entsprechenden Typ hinterlegte Vorlagen nutzen und Vorlagen verwalten.

Es ist außerdem möglich, mehrere Belege zu sammeln und gemeinsam auszudrucken, nutzen Sie dazu die Belegliste (Strg+F8).

Kopfdaten

Hier finden Sie automatische Einträge des Belegs, zu dem die Postenliste gehört. Diese lassen sich von Ihnen hier nicht verändern.

• Beleg-Nr. Hier wird die Belegnummer angezeigt, zu dem die einzelnen Posten gehören.
• Belegdatum Hier wird das Datum angezeigt, an dem der Beleg erstellt wurde.
• Belegtyp Hier wird der Belegtyp des Belegs angezeigt, zu dem die einzelnen Posten gehören.
• Kundenkategorie Hier wird die Kundenkategorie des Kunden angezeigt, zu dem der Beleg gehört.
• Kunden-Nr. Hier wird die Kundennummer und der Name des Kunden angezeigt, zu dem der Beleg gehört.

Postenliste

Die Postenliste gibt an, welche Artikel zum aktuellen Beleg (z.B. Rechnung zu einer Bestellung) gehören. Sollte der Beleg durch das Mauve Webshop System generiert worden sein, so ist die Postenliste bereits gefüllt. Sie ist grundsätzlich zu einem Beleg gehörig und kann nicht unabhängig von einem Beleg erstellt werden.

Folgende Informationen werden Ihnen in der Postenliste angezeigt.

• Pos Hier findet eine Durchnummerierung der einzelnen Posten des Belegs.
• Retourniert Bei Belegen, von denen Positionen retourniert wurden, werden diese in einer zusätzlichen Spalte mit gekennzeichnet. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol, um weitere Informationen zu erhalten.
• Teillieferung Falls der Posten zu einer Teillieferung gehört, wird er in dieser Spalte durch gekennzeichnet.
• Artikel-Nr. Hier sehen Sie die Artikelnummer des Artikels, der als Posten zusammengefasst ist.
• Bezeichnung Hier sehen Sie die Bezeichnung das Artikels, der als Posten zusammengefasst ist.
• Stück Hier sehen Sie die Anzahl des Artikels, der als Posten zusammengefasst ist.
• Nur für Apotheken:
  • Rezeptart Hier sehen Sie, welche Art von Rezept dem Posten zugeordnet ist.
  • Rezept Falls zu einer Bestellung ein Rezept eingelesen wurde, wird es hier angezeigt. Diese Spalte kann in den M-Abdata Einstellungen aktiviert werden.
  • Aut Idem Hier sehen Sie, ob für den Posten ein aut idem vorliegt. Wurde in der Spalte Rezept ein Rezept ausgewählt, so wird diese Box automatisch angepasst.
• Einzelpreis (Netto) Hier wird der Einzelpreis eines Artikels ohne Mehrwertsteuer angezeigt (Nettopreis = Bruttopreis - Steuern).
• Einzelpreis (Brutto) Hier wird der Einzelpreis eines Artikels inclusive Mehrwertsteuer angezeigt (brutto = netto + Steuern).
• Rabatt(%) Hier wird ein möglicher Rabatt auf den Artikel angezeigt.
• Rohertrag Dies ist die Differenz zwischen Netto-VK und allgemeinem EK-Preis. Lieferantenbezogene EK werden hier nicht berücksichtigt.
• Gesamtpreis (Netto) Hier wird der Gesamtpreis des jeweiligen Postens ohne Mehrwertsteuer angezeigt (Nettopreis = Bruttopreis - Steuern).
• Gesamtpreis (Brutto)Hier wird der Gesamtpreis des jeweiligen Postens inklusive Mehrwertsteuer angezeigt (brutto = netto + Steuern).

Suchen nach Posten

Mithilfe der Tastenkombination Strg + F kann die Postenliste nach einem bestimmten Posten durchsucht werden. Wird ein Ergebnis gefunden, werden die entsprechenden Posten gelb markiert und das erste Ergebnis wird ausgewählt.

Hinzufügen von Posten

Um einen Posten in der Postenliste hinzuzufügen, haben Sie 4 verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Mit einem Klick auf den Button Hinzufügen in der Symbolleiste können Sie den Unterpunkt Wiedervorlagen anwählen.

2. Rufen Sie mit einem Rechtsklick in die Postenliste das Kontextmenü auf und wählen Sie neuer Posten.

3. Klicken Sie mit der linken Maustaste in den freien Bereich der Postenliste unterhalb des letzten Postens.

4. Drücken Sie die Tab-Taste auf der Tastatur, wenn der Cursor im Feld Rabatt des letzten Postens steht (automatisches Hinzufügen).

Es erscheint nun eine leere Zeile für den Posten, wobei die Position durch fortlaufende Nummerierung vorbelegt wurde. Tragen Sie nun direkt die Artikelnummer ein oder geben Sie den Suchbegriff anstelle der Artikelnummer ein und bestätigen Sie durch Drücken der Tabtaste. Bei Eingabe einer gültigen Artikelnummer werden nun die dazugehörigen Daten (Artikelbezeichnung, Preis, etc.) in die entsprechenden Felder eingetragen. Es können hierbei folgende Probleme auftauchen:

• Ist die Artikelnummer ungültig oder wurde ein Suchbegriff eingegeben, so öffnet sich der Dialog für die Artikelsuche. Darüber finden Sie im Erfolgsfall den gewünschten Artikel.
• Ist der Artikel als inaktiv in den Stammdaten definiert, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
• Ist das Apothekenmodul aktiv, und wurde der Artikel durch die Abdata-Aktualisierung automatisch auf inaktiv gesetzt, wird in dieser Meldung zusätzlich der Grund angezeigt.

In den Globalen Einstellungen lassen sich zusätzlich Warnmeldungen für Posten für Artikel, die bereits im Beleg vorhanden sind und für Posten ohne Preis aktivieren.

Hinweis: Das Feld für die Menge wird immer mit "1" vorbesetzt. Nach Verlassen dieses Feldes werden ggf. Mengenstaffelpreise eingetragen und die Gesamtpreise neu berechnet.

Bitte beschränken Sie sich aus technischen Gründen auf max. 500 Posten pro Beleg, da eine zu große Anzahl Posten von Ihrer Internetverbindung evtl. nicht schnell genug verarbeitet werden kann.

Siehe auch: Postenimport

Löschen von Posten

Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Position und wählen Sie Posten löschen. Dabei ändert sich der Gesamtpreis des Beleges.

Artikel Informationen

Wenn die Artikelbezeichnung zur Beschreibung des Artikels nicht ausreicht oder wenn Sie zusätzliche Texte zu einer Position hinzufügen möchten (z.B. dieser Artikel ist leider ausverkauft), dann können Sie dafür das Feld Artikel Informationen verwenden. Dazu markieren Sie zuerst den betreffenden Posten in der Tabellenstruktur. Anschließend können den gewünschten Text in das große Feld eingeben. Alternativ lässt sich auch ein Textbaustein vom Typ Postenbemerkung über den Button Bemerkung auswählen. Ein Häkchen bei Versandkosten kennzeichnet Portoartikel. Unter dem Eingabgefeld finden Sie zudem Informationen zum aktuell ausgewählten Artikel.

Hinweis: Bestand (alle Läger) ist nur mit aktiviertem Modul M-Branch verfügbar.

Siehe auch: Textbausteine

Chargen

Wenn das Modul M-Chargenmanager freigeschaltet ist, finden Sie in der Postenliste die zusätzliche Spalte Charge.
Wenn der Beleg NICHT den als Lagerzugang festgelegten Belegtyp besitzt und für den Artikel zum Posten passende Chargen angelegt sind, wird nach Klick auf ... der Dialog Chargenauswahl aufgerufen. In diesem können Sie dem Posten eine Charge zuweisen.
Wenn Sie die zugeordnete Charge entfernen möchten, Klicken Sie auf X.

Hinweis: Damit eine Charge zu einem Posten passt, darf a) das Mindesthaltbarkeitsdatum der Charge noch nicht erreicht sein und b) es muss eine Charge für den Artikel existieren, bei dem die verfügbare Anzahl größer/gleich der Stückzahl des Postens ist. Zudem versucht System3, zunächst die Charge mit der kürzesten Restlaufzeit zuzuordnen. Ist deren Menge aber zu klein für die Postenmenge, muss der Posten manuell gesplittet werden.

Belegdruck

Sie haben die Möglichkeit, Belege mehrfach schnell und einfach per Mausklick zu drucken. Zusätzlich haben Sie die Option, den aktuellen Beleg per E-Mail zu versenden.

Die Zahl zwischen den Buttons zeigt an, wie oft ein Beleg bereits gedruckt wurde. Da für die Stapelverarbeitung die Anzahl der Ausdrucke maßgeblich ist, können Sie den Zähler mit einem Rechtsklick zurücksetzen.

Postenimport

Siehe Hauptartikel: Postenimport

Konfigurierbare Artikel

Beim Buchen eines Konfigurierbaren Artikels wird der Dialog Konfigurierbarer Artikel Komponentenauswahl mit den auswählbaren Komponenten angezeigt.

• ArtikelNr: Die Artikelnummer des Komponenten-Artikels.
• Artikelname: Der Artikelname des Komponenten-Artikels.
• Menge: Die gewünschte Menge des Komponenten-Artikels für diesen Posten.
• Masseinheit: Die jeweilige Maßeinheit des Komponenten-Artikels.

Bestätigen Sie nach Angabe der jeweiligen Mengen mit OK.

Der Posten kann nachträglich über einen Doppelklick auf die Artikelnummer bearbeitet werden.

Hinweis: Die Komponenten eines konfigurierbaren Artikels behalten ihre MWSt.-Sätze.

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Siehe auch:

Drucker einrichten

Belegliste

Anwender