Belege (F8)

Einleitung

Über die Belege werden in Mauve System3 Lager- bzw. Geldbewegungen verwaltet.
Standardmäßig sind die gängigsten Belegtypen wie Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, etc. bereits angelegt.
Allerdings können Sie darüber hinaus die Bezeichnung und die Eigenschaften von Belegen individuell in der Referenzliste Belegtypen festgelegt.

Sie gelangen im Mauve System3 zu diesem Dialog über einen Klick auf den Reiter Belege (F8) oder Sie nehmen die Abkürzung über die Tastatur mit der Taste F8.

Die Funktion der Belegverwaltung ist eine Basisoption im Mauve System3 und steht Ihnen somit standardmäßig zur Verfügung.

Siehe auch: Anwendungsbeispiele: Belege

Kopfdaten

• Rechnungsadresse und Lieferadresse
  • Für einen Beleg können Sie eine Rechnungs- und eine Lieferadresse bestimmen. Voraussetzung hierfür ist, dass für den Kunden, dem der Beleg zugewiesen ist, eine Adresse unter Adressen (F7) hinterlegt wurde.
  • Machen Sie einen Doppelklick auf eines der Adressfelder und es öffnet sich der Dialog Adressenauswahl. Hier können Sie sowohl die Rechnungs- als auch die Lieferadresse auswählen bzw. ändern.

• Belegtyp Hier können Sie den Belegtyp des Belegs bestimmen. Dies kann entweder ein bereits standardmäßig angelegter oder individuell erstellter Belegtyp sein. Sie können neue Belegtypen hinzufügen oder bestehende ändern, in dem Sie die Referenzliste Belegtypen aufrufen.
• Belegdatum Hier können Sie manuell das Datum des Belegs festlegen. Es wird jedoch mit dem Datum, wann der Beleg erstellt wurde, vorbesetzt.
• Auftragsdatum Hier geben Sie das Datum an, an dem der Endkunde die Bestellung ausgelöst hat.
  • Der Mauve-Shop setzt dies immer auf das Datum der Anlage der Bestellung im Shop, womit es nicht editierbar ist.
  • Bei Importen externer Bestellungen wird, wenn möglich, ein inhaltlich entsprechendes Feld übernommen.
  • Bei manuellen Bestellungen wird das Feld mit dem Tagesdatum vorbesetzt
• Lieferdatum Hier wird das Datum der Auslieferung des Belegs angegeben.
• Währung/Kurs Sie können zwischen den von Ihnen angelegten Währungen mit den zugehörigen Kursen wählen. Artikel mit Fremdwährungspreisen werden unter Posten nur gefunden, wenn die Belegwährung der Artikelpreiswährung entspricht. Die Währung lässt sich nur umstellen, solange der Belege keine Posten enthält.
  • Neue Währungen und Kurse legen Sie bitte in der Referenzliste Währungen an.
• MwSt berechnen Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn Sie für den Beleg die Mehrwertsteuer mitberechnen wollen.
  • Info-Symbol Hier erhalten Sie Informationen, warum Mauve System 3 eine Mehrwertsteuerberechnung für sinnvoll bzw. für nicht erlaubt hält.
• Rabatt Hier geben Sie den prozentualen Belegrabatt an.
• Zahlungsziel Hier geben Sie das Zahlungsziel in Tagen an. Dieses Feld wird aus den Einstellungen bei der gewählten Zahlungsweise vorbesetzt.
• Portoberechnung deaktivieren Setzen Sie in die Checkbox einen Haken, wenn für diesen Beleg die Portoberechnung nicht durchgeführt werden soll. Sie können aber selbstverständlich manuell Versandkostenartikel zuweisen, gerade wenn es für diesen Beleg ein vom Standard abweichendes Porto gibt, welches die Portoberechnung nicht überschreiben sollte, müssen Sie diesen Haken setzen.

• Kunden-Nr. - Die Kundennummer des Kunden.
• Beleg-Nr. - Die eindeutige Belegnummer des Belegs. Durch anklicken des Text kann eine Suche nach der Beleg-Nr. ausgeführt werden.
• Auftrags-Nr. - Die Auftragsnummer des Auftrags. Durch anklicken des Text kann eine Suche nach der Auftrags-Nr. ausgeführt werden.
  • Stammt diese aus dem Mauve-Shop, von Amazon, von Afterbuy oder MeinPaket.de, so ist diese Nummer nicht editierbar.
• Rechnungs-Nr. Hier wird die eindeutige, fortlaufende Nummer für Einnahme- bzw. Ausgabebelege angezeigt.
  • Damit Rechnungsnummern verwendet werden, muss die entsprechende Option im Dialog Globale Einstellungen gesetzt sein.
• Sprache Gibt die Ausgabesprache des Belegs an. Voraussetzung, um diese Option nutzen zu können, ist die Freischaltung des Moduls M-Multilanguage.
• Werbeaktion Hier können Sie die Werbeaktion des Belegs bestimmen. Somit können Sie im Nachgang in der Auswertung der Belege feststellen, ob eine Werbeaktion effizient war.
  • In der Referenzliste Werbeaktionen können Sie Werbeaktionen ändern sowie hinzufügen.

Siehe auch Werbeerfolgskontrolle.

• Verkaufskanal Hier ist die Herkunft des Belegs vermerkt. Es gibt bestimmte Herkunftsarten, die automatisch vom System verwaltet werden (Amazon, Afterbuy, Mauve Webshop, MeinPaket.de etc.). Andererseits gibt es Herkunftsarten, die Sie selbst verwalten können (E-Mail, Fax, etc.). Die automatisch verwalteten Herkünfte können nicht geändert werden, da die Auftragsnummer in diesem Fall eine eindeutige Referenz auf die Quelle der Bestellung enthält (mit deren Hilfe dann z.B. Doppelimporte vermieden werden).
• Lager Geben Sie hier das Lager an, dem der Beleg zugeordnet ist. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Modul M-Branch freigeschaltet ist.
• Streckenpartner Hier können Sie den Streckenpartner für diesen Beleg angeben. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Modul M-Dropshipping freigeschaltet ist.
• Wannen-Nr. Geben Sie hier die Wanne des Belegs ein. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Modul M-Wannensteuerung freigeschaltet ist.
  • Durch den grünen Pfeil rufen Sie den Dialog M-Wannensteuerung auf.
• Gesperrt Ist ein Beleg gesperrt, so kann er nicht mehr ohne weiteres geändert werden. Wenn Sie über das entsprechende Benutzerrecht verfügen, müssen Sie zum Entsperren eines gesperrten Belegs Ihr Benutzerpassword erneut eingeben.

• Zahlungsweise Hier können Sie die Zahlungsweise des Belegs bestimmen.
  • Die Zahlungsweisen können Sie in der Referenzliste Zahlungsweisen anpassen und erstellen.
• Zahlungsmittel Ist die Zahlungsweise vom Typ Kreditkarte oder Lastschrift, kann hier zwischen den verschiedenen Zahlungsmedien des Kunden gewählt werden.
• Versandart Hier können Sie die Versandart des Belegs bestimmen.
  • Unter Referenzlisten/Versandart können Sie Versandarten ändern oder neue anlegen.

• Bestelltext, Werbetext und Bemerkung
  • Sie können in Mauve System3 bestimmte Texttypen unter Referenzlisten/Textbausteine im Vorfeld konfigurieren. Diese stehen Ihnen dann an entsprechender Stelle zu Verfügung.
  • Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, Werbetext und Bemerkung direkt für den jeweiligen Beleg durch einfache Eingabe anzulegen.
  • Beim Import von Shopbestellungen landen Bemerkungen des Kunden im Feld Bemerkung
    • Diese können durch anhaken von gelesen als Gelesen markiert werden. Nach diesem Feld lässt sich in der Belegliste filtern.

• Provision Hier können Sie bestimmen, ob jemand an diesem Beleg eine Provision erlangen soll.

Hinweis: Dazu muss das Modul M-Commission freigeschaltet sein

Siehe auch: Datumsfelder im Beleg

Historie

In diesem Bereich werden Änderungen und den Beleg betreffende Ereignisse protokolliert.

Die Beleg-Historie wird nun zuerst nach dem Datum und dann nach der ID sortiert

Zahlungen

Im Bereich Zahlungen finden Sie eine Liste der Zahlungen für diesen Beleg.

• Durch Klick auf den Button Beleg bezahlt können Sie neue Zahlungen anlegen.
• Durch Rechtsklick auf die Liste der Zahlungen wird das Kontextmenü angezeigt, welches Funktionen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Zahlungen zur Verfügung stellt.
• Wenn für Sie M-CreditCard freigeschaltet ist, finden Sie dort auch eine Funktion zum Suchen nach Zahlungen anhand der Autorisierungsnummer der Kreditkarten-Transaktion.
• Wenn die Zahlung eine PayPal-Zahlung aus dem Mauve Webshop System ist, wird der Menüpunkt PayPal Rückzahlung angezeigt, über den Sie eine Paypal-Transaktion ganz oder teilweise zurückgeben können.
• Die Konfiguration der hinterlegten Finanzkonten erfolgt über Referenzlisten / Finanzkonten.

• Wenn M-Coupon freigeschaltet ist, können Sie über den Button Gutschein einlösen Zahlungen erstellen. Besitzt der Kunde nur für ihn einlösbare Gutscheine, werden diese im Dialog zur Aufwahl ausgeführt.
  • Es kann auch direkt ein Gutschein erstellt werden. Siehe Dialog Gutschein.
• Wenn M-Bonus freigeschaltet ist, können Sie über den Button Bonuspunkte einlösen aus den Bonuspunkte-Guthaben eine Zahlung erzeugen.

Hauptartikel: Zahlungen

Hinweise zum Durchführen von Kreditkartentransaktionen finden Sie im Artikel M-CreditCard.

Paket

Im Bereich Paket finden Sie eine Liste der bereits gedruckten Paketscheine für den aktuellen Beleg.

• Durch Klick auf den Button Paketschein drucken wird ein neuer Paketschein gedruckt.
• Durch Rechtsklick auf die Paketschein-Liste wird ein Kontextmenü angezeigt, welches Funktionen zum Löschen, Suchen, Kopieren der Paketnummer und Track and Trace zur Verfügung stellt.

Hauptartikel: Paketdienste.

Interaktionen

Hier werden die von einem externen Apothekensystem oder externen Interaktionsservices gemeldeten Wechselwirkungen zwischen bestellten Medikamenten angezeigt.

• Welche Belege im einzelnen berücksichtigt werden entscheidet das externe Apothekensystem bzw. wird in den Einstellungsdialogen für die jeweiligen externen Interaktionsdienstleister festgelegt.

Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn eine passende Apothekensystem-Schnittstelle oder eine Interaktionscheck-Schnittstelle freigeschaltet ist.

Dokumente

Hier finden Sie dem Beleg zugeordneten Dokumente.

Mit Hilfe des Kontextmenüs können Sie:

• Dokument Hochladen Ein lokales Dokument in die Cloud hochladen
• Anzeigen Das Dokument herunterladen und anzeigen
• Löschen Das Dokument aus der Cloud löschen

Tickets

Hier werden die dem Beleg zugeordneten Tickets angezeigt. Sie können hier auch neue Tickets anlegen bzw. existierende bearbeiten.

Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Modul M-Ticket freigeschaltet ist.

Drucken von Belegen, Paketscheinen und Adressetiketten

Sie können in den Formularen Belege (F8) und Posten (F9) zusätzliche Belege ausdrucken. Sie haben die Möglichkeit, den Beleg (Ausdruck erfolgt nach Belegtyp und Vorlage) einzeln oder mit Lieferschein (komplett), einen Lieferschein, einen Paketschein (abhängig von den entsprechenden Modulen) und ein Adressetikett auszudrucken.

Klicken Sie hierzu einfach auf den Drucken-Knopf (siehe Bild) und wählen Sie den gewünschten Typ aus.

Es ist außerdem möglich, mehrere Belege zu sammeln und gemeinsam auszudrucken, nutzen Sie dazu die Belegliste (Strg+F8).

Siehe auch: Vorlagen

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Siehe auch:

Anwender

Belegliste

Belegtypen

Anwendungsbeispiele: Belege